PDF iş akışınızı güçlendirmek için 5 ipucu - teknik rehberlik

Küçük bir işletme sahibiyseniz veya bir freelancer iseniz, muhtemelen birçok PDF işlemi yaparsınız. Fatura, tahmin ve hatta sözleşme belgeleri olsun, hemen hemen her şey bugünlerde PDF olarak gönderilir.

PDF'lerin sayısı arttıkça, bunları yönetmek bir güçlük haline gelir. İşte iş akışınızı güçlendirmenize yardımcı olacak bazı ipuçları.

1. FreeOCR ile OCR Belgeleri

OCR, taranmış veya indirilmiş PDF'lerinizi işleyen ve metni tanınabilir kılan harika bir teknolojidir. Bu, özellikle tarayıcınızla taradığınız sayfaları indekslemek için yararlı olabilir. FreeOCR, bunu yapan Windows için ücretsiz bir yardımcı programdır.

PDF'leriniz içeriğini analiz eden, görüntü / PDF biçimindeki seçilemeyen metni üzerinde çalışabileceğiniz normal metne dönüştüren hafif bir uygulamadır.

2. Foxit Reader ile PDF Oluşturun ve Düzenleyin

Foxit Reader, Windows için ücretsiz bir PDF okuyucu, ancak PDF okumaktan çok daha fazlasını yapabilir. Foxit'in arayüzü tehlikeli bir şekilde Microsoft Office paketine yakın görünüyor, ancak daha parlak taraflara bakarsak, Office kullanıcıları kendilerini evlerinde hissedecekler. Tıpkı şimdi olduğu gibi MS Word / Excel'de bir belge oluşturabilirsiniz, ancak MS'in yerleşik dışa aktarma aracını kullanmak yerine Foxit'in çok gelişmiş seçeneğini kullanabilirsiniz.

Önemli Not: Foxit Reader, ürünüyle birlikte adware (rahatsız edici araç çubukları okuyun) paketini kapattı. Bu yüzden kurulum adımlarını yakından takip edin ve varsayılan kurulum yerine özel kurulum modunu seçtiğinizden emin olun.

Foxit Reader'ı yüklediyseniz, Office programlarınızda PDF seçeneklerini şerit menüsünde uygun bir şekilde görmelisiniz. PDF oluşturma konusunda daha yerel bir yaklaşım arıyorsanız, Foxit mutlaka denemelisiniz. Foxit'i, PDF dosyalarına açıklama eklemek ve vurgulamak için de kullanabilirsiniz.

3. PDF'leri Google Drive'a Kaydet

Google Drive, yıllık ücret ödeyerek genişletebileceğiniz 15 GB ücretsiz depolama alanı sağlar. 15 GB çoğumuz için yeterli olacaktır. Neden PDF'lerinizi Google Drive'a yüklemek istiyorsunuz? Şey, aynı şeyi bir şeyleri buluta bırakmanın nedeni. Bir kopyasının çevrimiçi olması her zaman mantıklıdır.

Ve Drive ile, PDF'leri yedeklemekten çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Google Drive’ın klasör yönetimi sistemi, tüm PDF’lerin sistematik bir şekilde dosyalanabileceği anlamına gelir; Birini bir PDF'ye e-postayla göndermeniz gerektiğinde bunları Gmail'deki e-postanıza da hızlı bir şekilde ekleyebilirsiniz. Gmail’in mükemmel ek özelliği, yalnızca bir eke bakmak isterse, alıcının tarayıcıdan asla çıkmamasını sağlar.

4. Google Drive’da OCR’ı Açın

Google Drive, OCR'yi destekler. Bu, OCR'd PDF dosyalarınızı koruyacak ve doğrudan aramanıza izin verecektir.

Bu özelliği etkinleştirmek için Google Drive sayfanızdaki Ayarlar simgesine tıklayın, ardından Yükleme Ayarları'na gidin ve Metinleri Yüklenmiş PDF'den ve resim dosyasından dönüştür'ü belirten seçeneği işaretleyin. Şimdi yüklediğiniz her PDF dosyası taranacak ve aranabilir formata dönüştürülecektir.

5. Google Drive'lı (veya Evernote) PDF'leri arayın

Artık tüm taranmış PDF'leriniz OCR’de ve tek bir merkezi yere yüklendiğinde, iyi bir şekilde kullanılabilir. Google Drive’ı yalnızca başlıklarıyla değil aynı zamanda içindeki metinlerle de aramak için kullanabilirsiniz.

Bu nedenle, aradığınız PDF dosyasının adını hatırlamıyorsanız ancak içeriğini belirsiz bir şekilde hatırlıyorsanız, Google Drive size kesinlikle yardımcı olabilir.

Alternatif: Evernote benzer (ve gelişmiş) işlevsellik sağlar, ancak yalnızca Evernote Premium kullanıcıları tarafından kullanılabilir. Bunlardan biriyseniz, PDF'lerinizi yeterince kaydetmek ve dizine eklemek için Evernote'u kullanmanızı tavsiye edemem. Evernote bir masaüstü uygulaması olduğundan, arama çok daha az zaman alır ve Evernote aramalarına yapılan son güncellemeler onu gerçekten güçlü kılmıştır. PDF dosyalarınızı yönetmek için bir hizmet için para ödemek istiyorsanız, kesinlikle Evernote'a bakmalısınız.