Belgeleri Paylaşmanın Daha İyi Yolları

Bir iş ortağı veya meslektaşıyla işbirliği yapmanın en kolay yollarından biri, bir dokümanı onlara e-postayla göndermektir, ancak aynı zamanda kırılması en zor alışkanlıklardan biridir. Ve e-posta çok yaygın ve neredeyse anında, seri işbirliği kavramı - ben belgede çalışırım, size gönderirim ve üzerinde çalışırsınız ve geri gönderir - beceriksizdir. Ekli belgeler e-posta sistemlerini tıkayabilir veya filtreler tarafından reddedilebilir. Eğer ikiden fazla insan üzerinde çalışıyorsa, birileri çatışmaların çözümünden sorumlu olmalıdır.

Daha iyi yollar var ve size birkaç alternatif göstereceğim. E-posta yoluyla büyük dosyalar göndermek için, muhtemelen dosyayı yüklemenizi sağlayan ve daha sonra indirmek için gidebilecekleri kişileri bilgilendirmek üzere e-posta kullanmanıza izin veren bir ya da daha fazla hizmet gibi YouSendIt.com gibi hizmetler vardır. Ancak bu çok tatmin edici değil ve daha iyi bir seçenek Google Dokümanlar gibi bir şey kullanmaktır. Bunu buluttaki paylaşılan sabit sürücünüz olarak düşünün. Bir Gmail hesabı oluşturduktan sonra herhangi bir Office biçimi ve PDF Google'ın hizmetine yüklenebilir. Sorun şu ki, bunları seri olarak düzenlemeniz gerekiyor.

Bu sorunu çözmek için, belgeniz için temel olarak bir Web sayfası oluşturan Etherpad.com'a bir göz atın. Rastgele bir URL atar ve bu hem iyi hem de kötüdür. İyi, çünkü bir kez URL'yi bildiğiniz zaman dokümana kolayca erişebilirsiniz. Kötü, çünkü URL'yi öğrendikten sonra herhangi bir güvenlik olmadığından, ne yaptığını herkes görebilir. Ama hızlı gerçek zamanlı ortak düzenleme için, bu beat olamaz. Yorumları paylaşabileceğiniz bir sohbet pencereniz var ve her yazarın değişikliklerine farklı bir vurgu rengi verilir, böylece onların katkılarını hızlı bir şekilde görebilirsiniz. Düzenleme akışında kaybolan bir şey bulmaya çalışıyorsanız, daha önce kaydedilmiş sürümlere de geri dönebilirsiniz. Ve ücretsizdir. (Textflow.com'dan, kullanıcı başına yıllık 100 ABD Doları karşılığında benzer bir hizmet var.)

[Daha fazla okuma: En iyi TV yayın hizmeti]

Daha güvenli ve daha özellikli bir şey Box.net. Bu, çevrimiçi bir yedekleme hizmeti olarak başladı (burada sütunuma bakın), ancak daha fazla bir şeye dönüştü. Bir ekip, kendi Web sayfasına gönderilen bir doküman koleksiyonunu paylaşabilir. Bu koleksiyonda tam metin aramaları yapabilir ve konuyla ilgili tartışmalar da yapabilirsiniz. Maliyet, kullanıcı başına aylık 15 ABD dolarıdır. Ve Etherpad'in aksine, sadece kelime işlem belgelerini değil, her türlü dosyayı paylaşabilirsiniz.

Bahsetmek istediğim son servis Drop.io'dur. Bu, Box gibi çok çeşitli dosyaları kaydedebilir ve gerçek zamanlı sohbet ettiğinizde Etherpad gibi güvenli bir şekilde yapabilirsiniz. Ama burada daha fazlası var. Drop.io hakkında havalı olan şey, paylaşılan Web sayfasından bilgi almanın ve çıkmanın birçok yolunun olmasıdır. Web, e-posta ile içerik yükleyebilir, kısa mesaj gönderebilir, Facebook beslemeleri yapabilir, hatta telefon edebilir veya fakslayabilirsiniz. Telefon aramaları ses dosyaları olarak kaydedilir. Servisi ücretsiz deneyebilirsiniz. Yalnızca 1 GB'lik bir alan için yılda 10 ABD doları olan bir "açılır" veya paylaşılan sayfa oluşturmak istiyorsanız. Daha fazla depolama alanı veya özellik istiyorsanız daha pahalı planlar da vardır. Bakmaya değecek başka bir hizmet de sınırsız alan için 10 dolarlık bir plana sahip olan ContentCircles.com'dur.

Bunların hepsi bir sonraki dosyayı e-posta ile göndermenin harika alternatifleridir ve zamandan tasarruf etmenize ve hayal kırıklıklarını azaltmanıza yardımcı olabilir. Seri işbirliğinin Hizmetler hakkında ne düşündüğünüzü veya rutin olarak kullandığınız başkalarını varsa bana bildirin.

David Strom, Network Computing, Tom's Hardware.com ve DigitalLanding.com eski bir editör ve bağımsız bir ağdır. Louis merkezli danışman, blog yazarı, podcaster ve profesyonel bir konuşmacı. [email protected] adresinden ulaşılabilir.