Microsoft Office'te İşbirliği: Acı verici ama imkansız değil

Microsoft Office, uzun zamandır ciddi belgeleri oluşturmak, düzenlemek ve biçimlendirmek için altın standart olmuştur. Ancak, Google Dokümanlar ve diğer Web tabanlı rakipler, dokümanları gerçek zamanlı olarak paylaşmayı ve kopyalamayı kolaylaştırarak Office'i geride bıraktı.

Yeni Office paketlerine girin. Bu yılın başında piyasaya sürülenler, masaüstü ve tarayıcı uygulamalarının bir karışımıyla diğer insanlarla işbirliği yapmanıza izin vererek yer kaybettiler. Özellikler doğru yönde bir adımdır, ancak Microsoft'un yeni işbirliği çalışması sonuçta olması gerektiği kadar kolay değildir.

Bir Office 365 aboneliği satın almayı veya Office 2013 masaüstü yazılımını satın almayı mı düşünüyorsunuz? coediting'in acısı ve coşkuluğu hakkında bir şeyler öğrenmek için zaten tek bir okuma kullandı.

[Ekstra okuma: En iyi TV yayın hizmeti]

Word, Excel, OneNote ve PowerPoint için ortak çalışmayı test ettim. Office 365 Small Business Premium hesabı ve şirket dışında Office 2013'e sahip olmayan kişilerle birlikte.

Dışarıda çalışanlarla işbirliği yapma

Bir belgeyi ortak çalışanlarla paylaşmak için önce çevrimiçi olarak SkyDrive'a kaydetmelisiniz.

SkyDrive bulut depolama alanı ve Office Web Uygulamalarının kullanımıyla yeni Office, kuruluşunuzun içindeki veya dışındaki herhangi bir kişiyle paylaşmanıza ve bunlarla ortak çalışma yapmanıza olanak tanır.

Örneğin, bir belge oluşturucu, Word'de bir belgeyi görüntülemeye veya düzenlemeye davet edebilir. İnternet uygulaması. Dosya menüsüne gidin ve diğer kullanıcıları yanınıza almak için seçenekler sunan Paylaş seçeneğini tıklayın. Temel olarak, bir paylaşım bağlantısı oluşturup e-posta veya anlık mesajlaşma yoluyla gönderirsiniz veya belirlediğiniz Outlook kişilerine e-posta davetleri oluşturabilirsiniz. Her iki şekilde de, bağlantı oluşturmadan veya göndermeden önce, belgeyi SkyDrive'a kaydetmeniz gerekir.

Bir kişiyi, belgeyi görüntülemeye veya düzenlemeye yetki veren bir bağlantı göndererek Word, Excel veya PowerPoint'te çalışma paylaşın.

Alıcı bağlantıyı tıklatır, bir tarayıcı penceresi dosyayı Word, Excel, OneNote veya PowerPoint Web App'te açar. Alıcının belgeyi düzenleyecek şekilde yetkilendiren bir bağlantı göndermiş olsanız bile, alıcının, e-posta veya Internet üzerinden herhangi bir belgeyi açtığınızda tüm Office uygulamalarının oluşturduğu aynı pop-up mesajını görürsünüz. güvensiz olun, varsayılan olarak sadece belgeyi okuyabilirsiniz. Düzenlemeyi etkinleştirmek için alıcı tek bir düğmeyi tıklamalıdır, özellikle de belgeyi düzenlemek için onu güçlendiren bir bağlantı oluşturduğunuz için tek bir adım atmanız gerekir.

Siz ve belirttiğiniz ortak yazarlar aynı zamanda sınırlamaların bir çift. Örneğin, Word'de, siz ve iş arkadaşlarınız aynı paragrafı aynı anda düzenleyemezsiniz. Bunu yapmaya çalışırsanız, bu etkiyle ilgili bir pop-up mesaj alırsınız.

Bir belgeyi imzalamaya yönelik bir daveti kabul ettiğinizde, düzenlemeyi yapsanız bile, salt okunur modda bir Web uygulamasında başlatılır. izin.

Bunun üzerine, aslında bir yazarın o kişi kaydedene kadar yaptığı işi göremezsin. Gerçek zamanlı olarak, şükürler olsun ki, başka birileri belgede çalışıyor, çünkü uygulama yazarların isimlerini ortaya koyuyor. (Alternatif olarak, kimin düzenlediği hakkında bir arka plan görüntüsü için Dosya> Bilgi seçeneğini tıklayın.) Diğer düzenleyici bir Microsoft hesabında oturum açmamışsa, o kişi genel bir 'Misafir' olarak görünecektir.

Kaydedilen değişiklikler otomatik olarak görünmez. Aksine, Word güncellemelerin bulunduğunu size bildirir ve bir yazarın çalışmasını görmek için yenileme düğmelerini kaydetmeli veya tıklatmalısınız. Bunu yaptıktan sonra, soluk yeşil renkte vurgulanmış olan değişiklikler görünür.

Coauthoring, bir kişi Word Web App kullanıyorken ve diğeri masaüstü uygulamasını kullanırken bile iyi çalışır. Aynı şey, değişikliklerin otomatik olarak belirdiği OneNote için de geçerlidir ve soluk yeşil renkte de vurgulanır.

Masaüstünüz için Word, Excel ve PowerPoint 2013, görüntüleyen veya düzenleme izniyle e-posta davetleri oluşturarak iş arkadaşlarınızla belgeleri paylaşmanıza olanak sağlar.

Excel'de bir kişi Excel çalışırken, Excel'de işbirliği yapamazsınız. Denerseniz, elektronik tablonun kilitli olduğunu belirten bir mesaj alırsınız. Ancak, Excel Web Uygulamasında, işlevsellikte çok daha sınırlı olan coauthor'u kullanabilirsiniz. Değişiklikler ancak bir yazar bir hücreyi terk ettikten sonra otomatik olarak görünür ve vurgulanmadıklarından, bir yazarın ne değiştiğini söylemek her zaman kolay değildir. Ancak uygulama, diğerlerinin aktif olarak düzenlendiğini gösteriyor.

Değişikliklerden sonra vurgulanır.

Microsoft, PowerPoint yardımcılarının masaüstüne veya Web uygulamasına aynı anda bağlı olmamasını önerir. Bir kişi masaüstü sürümünü kullanıyorsa ve diğeri tarayıcıda çalışıyorsa, değişiklikler düzgün şekilde kaydedilmeyebilir. Ancak, PowerPoint değişikliklerinin kaydedilmesi gerekmez. Bunun yerine, bir editör bir görüntü veya metin kutusu gibi bir nesneyle çalışmayı bitirdikten sonra ortaya çıkarlar.

İş arkadaşlarıyla işbirliği yapma

Office 2013 masaüstü uygulamaları, belgenizde kimin çalışmakta olduğunu gösterir. Pencerenin solunda.

Bir Office 365 iş planına kaydolmuş kuruluşlarda çalışan kişiler, tüketici sürümlerinde bulunmayan işbirliği araçlarına sahiptir. Diğer şeylerin yanı sıra, Office 365 Small Business Premium ve Office 365 Orta Ölçekli İşletme, birlikte çalışma ve birleştirilmiş iletişim için barındırılan SharePoint ve Lync sunucularını sağlar.

Belge oluşturma ve iş arkadaşlarını görüntüleyenler veya düzenleyiciler olarak paylaşmaya davet etme süreci esasen Tüketiciler için olduğu gibi burada da aynı. Bununla birlikte bilmeniz gereken bir tuhaflık var. Varsayılan olarak, bir belgeyi düzenlemek üzere bir daveti ilk kabul ettiğinizde, Office 365, Office 2013'ün masaüstü yüklemesine sahip olsanız bile ilgili Web uygulamasını başlatır. Masaüstü Word'de coedit yapmak için Word'de Düzenle'yi tıklatmanız gerekir. , Word Web App içindeki düğme düğmesi ve programın başlatılmasını beklemek, zaman alıcı bir adım. Paylaşmaya davet ettiğiniz bir belgede sekmeler tutmak için

Bir Office 365 yöneticisi, bu varsayılan ayarları, paylaşılan uygulamanın ayarlarının derinliklerinde değiştirebilir, böylece masaüstü uygulamasında belgeler açılır. Ya da masaüstü veya Web uygulamasından birini seçmeden önce tercih edemezsiniz.

Ayrıca, düzenlediğiniz belgenin otomatik olarak SkyDrive Pro çalışma alanınızda görünmesini bekleyebilirsiniz. durum böyle değil. Varsayılan olarak belgeler, yalnızca kendi yaratıcısının SkyDrive dosyalarında görünür.

İzlenen belgeler, başkalarının sizinle paylaştığı belgelere bağlantılar sağlar. Ancak, varsayılan SkyDrive Pro ekranından takip edilen dokümanların listesini göremezsiniz.

Bir iş arkadaşının oluşturduğu bir belgeyi tekrar gözden geçirmek için, belgenin bir bağlantısını tıklamanız gerekir. Bir yol, bu bağlantıyı içeren e-posta davetini bulmaktır. Daha kolay bir yol, orijinal davetiyetteki

Follow seçeneğini tıklayarak paylaşılan dosyayı takip etmektir. Bu işlem, Belgelerim altındaki SkyDrive Pro çalışma alanınızın soldaki gezinme çubuğundaki İzlenen Belgeler'deki belgeye bir bağlantı koyar. Office 365 profilinizde bir haber kaynağı oluşturduysanız değişiklikler hakkında bilgilendirilirsiniz. takip ettiğiniz belgelere. Ancak bu dosyaları görmek için

İzlenen Belgeler 'u tıklamanız gerekmektedir. Microsoft, kullanıcının belgelerinin yanında İzlenen Belgeler'i gösteren bir arabirim ile işleri daha kolaylaştırabilir. Ortak çalışma sırasında sohbet etme

Anında mesajlaşmayı bir belgede nasıl kullanacağınız belli değil.

Dikkat çeken bir başka önemli tuhaflık Office 365 iş ortamları sohbet etmek zorunda kaldı. Oturum açtığınızda, Office 365 ana ekranının en üstündeki Kişiler öğesini tıklatarak Outlook Web App uygulamasından bir meslektaşım anlık ileti gönderebilir. Ancak bir belgede çalışmak için SkyDrive'ı tıklatırsam, bir pencere IM oturumunu sonlandırmamı söyledi ve paylaşılan bir belgede çalışırken Outlook Web App uygulamasını IM'ye kullanamadım. Microsoft bunun nasıl olması gerektiğini açıklamıyor dedi.

Lync, masaüstünden konferans ve sohbet etmenizi sağlar.

Office 365'te IM'nin başka bir yolu olduğu ortaya çıkıyor: Office 2013 masaüstü yazılımında bulunan Lync masaüstü uygulamasını başlatmanız ve hesabınızda oturum açmanız gerekir. Lync içinde. Daha sonra, belge içinde yer alan belgeleri aktif editörler listesindeki adlarına tıklayarak kopyalayabilirsiniz.

Ya da en azından teoride olabilirsiniz. Testlerimizde, Lync'nin diğer partiyi mevcut olarak göstermesine rağmen IM simgesinin bazen gri olduğunu fark ettik. Açıkçası, Microsoft'un ortak çalışanlar için zahmetsizce sohbet yapmak için yapması gereken çok iş var. Birbiriyle bütünleşmeyen iki sohbet hizmeti oluşturma kararını anlamak zor ve Web hizmetine giriş yaptıktan sonra ayrı bir uygulamayı başlatmak zorunda kalmak can sıkıcı. Lync'in düzensiz davranışı pastanın üzerindeki kremadır.

İşbirliği alt çizgisi

İşte işbirliği yapmak için bir davet Excel Web Uygulaması gibi görünüyor. Buradan, masaüstü Excel'i kullanan birisiyle birlikte çalışamazsınız.

Microsoft, insanların belgeler üzerinde ortak çalışma yapmalarını sağlamak istiyor, ancak yeni Office paketlerinin kullanımı kolay değil. Temel uygulamalarda coauthoring için çeşitli süreçler kafa karıştırıcı. Word'de özellikle işbirliği, herkesin birbirinin değişikliklerini görmek için belgeleri kaydetmesi veya yenilemesi gerekmesiyle yavaşlatılır. Bu kurulum, kullanıcıların yazdığı değişiklikleri görüntüleyen Google'ın kelime işlemci uygulamasına keskin bir şekilde ters düşmektedir.

Office 365 iş ortamlarında belge paylaşımı da gereksiz şekilde kasıtsızdır. Bu, oluşturmadığınız paylaşılan bir belgeyi bulmayı zorlaştırır. Bir dosyayı açarken bir meslektaşımla sohbet etmek. Microsoft'un doğru yönde adımlar atması çok güzel, ama şimdiye kadar bunlar en iyi bebek adımları. İşbirliği, iş akışınızın düzenli bir parçasıysa, yeni Office bunu sağlar, ancak uyumlu ve başlatır. Ya bu çevreleri içte ve dışta öğrenerek çevrenizde çalışabilir veya bunun yerine Google Apps for Business'ı kullanmayı düşünebilirsiniz.