Outlook için DocSend - Belgelerle daha iyi iletişim

Sık sık Microsoft Outlook kullanarak çok sayıda belge gönderiyoruz. Artık, Outlook için bir eklenti olan ` DocSend ` ile belgelerinizi daha etkili hale getirin. Outlook için DocSend, belgeleri iletişim için daha etkili ve daha anlamlı bir kanal yapar. Yükledikten sonra dosyalarınıza erişebilecek ve çoğu zaman gerektiğinde, e-posta gönderdiğinizde hemen DocSend bağlantılarını kolayca oluşturabileceksiniz. Ancak, DocSend for Outlook için belge ve ek göndermekten daha fazlası var. Microsoft Outlook için bu yeni eklentiyi öğrenmek için okumaya devam edin

Outlook için DocSend

Temel bilgilerle başlayalım. DocSend yeni bir uygulama değildir; şimdi bir süredir burada. Ancak, Outlook için bir eklenti olarak DocSend yeni bir şeydir. Aslında belgeler için analitik bir araçtır; özellikle e-posta yoluyla gönderdiğiniz kişiler için. Bir belgeyi e-postayla gönderdiğimiz zaman merak ederiz; kişinin belgeyi görüp görmediği. Dışında; Gizli belgeler için, belgenin alıcısı daha fazla ilettiyse daha da endişeliyiz. DocSend`in yardımıyla belgenize ne olduğunu öğrenebilirsiniz. Kişinin ne zaman açıldığını bilmekten, kaç kez indirilip indirilmediğinden ve bir başkasına iletilip iletilmediğinden; DocSend kullanarak her şeyin kaydını tutabilirsiniz.

Şimdi, bu araç Outlook Mail için kullanılabilir. Outlook için DocSend, Outlook Mail için bir eklenti olarak kullanıldığında aynı işi yapar. Doküman iletişimini daha kolay hale getirmek için DocSend hesabınızı Outlook Mail`e bağlar.

Outlook için DocSend`i almak için, tek yapmanız gereken dosyayı ücretsiz olarak indirmek için ana sayfasını ziyaret etmektir. Tarayıcınızda açılan bir web uygulaması.

Araçla şimdi kaydolun

Artık belgeleri Doküman, Kutu, Dropbox, Google Drive ve OneDrive`dan Outlook için DocSend`e bağlayabilirsiniz.

Outlook için DocSend

Şimdi, biraz daha fazla DocSend aracı. DocSend`e giriş yaptıktan sonra, aşağıdaki kontrol panelini görebilirsiniz.

DocSend aracının soldaki menüsü, Pano, Belgeler, Mevcut, Kişiler, Ekip ve Eklentiler sekmelerinden oluşur. DocSend işlevleri diğer belge paylaşma aracı. Kişilerinizle paylaştığınız her belge için bağlantılar oluşturur. Belgenizin bir kaydını tutmak için tek bir belge için farklı bağlantılar bile oluşturabilirsiniz. Alıcınız bağlantıyı her tıkladığında, belgeyle ilgili istatistikleri alırsınız. Örneğin, Ziyaret İstatistikleri

aşağıdaki resimde gösterilmiştir:

DocSend Outlook için nasıl kullanılır

DocSend`in nasıl çalıştığını anladığımızdan, şimdi DocSend`in Outlook Mail için nasıl çalıştığına bakalım.

DocSend ile kaydolduğunuzda, eklentiyi Outlook Mail`inizde görebilirsiniz. Yeni posta`ya tıklayın ve yeni açılan posta penceresinin sağ alt tarafına bakın. Aşağıdaki simgeyi mavi renkte arayın.

Bu logoya tıkladığınızda, e-postanın sağ tarafında DocSend penceresi açılır. Aşağıdaki resimde görebileceğiniz gibi, DocSend for Outlook altında bulunan çeşitli sekmeler / işlevler vardır.

`Belgelerim` altında DocSend`de bulunan belgeleri görebilirsiniz. Yukarıdaki resimde sadece 3 belgeyi ekledim. Ancak, liste uzunsa, aranan belgeyi Arama penceresinde arayabilirsiniz. İstediğiniz doküman listenizde bulunmuyorsa, dokümanı Outlook için DocSend kullanarak bile yükleyebilirsiniz.

İş arkadaşınıza veya arkadaşınıza göndermek istediğiniz belgeyi seçtiğinizde, özelliklerini ayarlamaya başlayabilirsiniz.. E-posta yoluyla göndermek için bir belge seçtiğinizde, Outlook için DocSend`de aşağıdaki pencereyi görebilirsiniz.

• Yukarıdaki resimde gördüğünüz gibi, her seçili belge için,
• Anonim görüntülemeye izin verin (ya da izin vermeyin)
• İndirme izni verin (ya da izin vermeyin)
• Set (ya da ayarlanmamış) son kullanma tarihini

Parola korumalı (ya da belge için parola ayarlamayın)

Her biri 4 sekmede sağda Açık ve Kapalı düğmeleri bulunur. Bu şekilde, alıcının belgeyle neler yapabileceğine karar verebilir (ve kontrol edebilirsiniz). Örneğin, `İndirme İzin Ver` için `Kapalı` seçeneğini belirlerseniz, alıcı yalnızca belgeyi görüntüleyebilir, ancak kendi bilgisayarında indiremez. Benzer şekilde, `son kullanma tarihi` seçeneğini `Açık` yaparak, belge için bir son kullanma tarihi de ayarlayabilirsiniz.

Böylece, DocSend for Outlook, alıcının belgeyi belgede görene kadar seçmenizi sağlar. Son kullanma tarihinden sonra (ve zaman), alıcı belgeyi hiç görmeyecektir. Bu özellik, günlük raporlar veya istatistikler gibi sınırlı bir ömrü olan belgeler için çok kullanışlıdır.

Belgeniz şifre korumalı değilse endişelenmeyin! Artık Outlook için DocSend`i kullanarak bir şifre belirleyebilirsiniz. `Parola korumasını` önündeki Açma / Kapama düğmesine tıklayın ve daha sonra şifreyi buraya ekleyebilirsiniz.

Son olarak, tüm seçenekleri belirledikten ve gönderilecek belgenin özelliklerini ayarladıktan sonra, şimdi belge için bir bağlantı ekleyin. Bu bir şey değil, ancak DocSend for Outlook, göndereceğiniz belge için benzersiz bir bağlantı oluşturur. Bu e-posta gövdesine eklenir.

Alıcı, bu bağlantıyı belgenin kendisi yerine alınan e-postada görecektir. Alıcı bağlantıyı tıkladığında, tarayıcıda açılır. Buradan, alıcı, alıcıya sizin için hangi erişimin sağlandığına bağlı olarak belgeyi görüntüleyebilir, indirebilir veya yazdırabilir. Pencere aşağıdaki gibi görünüyor:

Düzenli eylemlerin yanı sıra, DocSend for Outlook bir daha ilginç özellik sunuyor. Alıcı, Outlook için DocSend aracılığıyla belgeye dayalı soruları yorumlayabilir veya sorular sorabilir.

Sonuç

Outlook için DocSend`in belgeleri yönetmek için iyi bir araç olduğunu düşünüyoruz. Belgelerle ilgili olarak, gönderme, şifre kullanma ve alıcıların listesini yönetme gibi birçok sorun, DocSend for Outlook ile iyi bir şekilde ele alınabilir. DocSend Blogu`ndaki dokümanı DocSend Blog`da okuyabilirsiniz.