2010 görünümündeki e-postaların arşivlenmesi için eksiksiz kılavuz

Gmail ve Outlook.com gibi popüler web tabanlı e-posta servislerini kullanan birçoğumuz, elimizde GB bulut depolama alanı bulunduğunu düşünerek, muhtemelen arşivleme konusunda endişelenmiyoruz. Ancak, bir kuruluşta çalışıyorsanız veya e-postaları saklamak için yalnızca sınırlı bir sunucu alanınızın olduğu eğitim amaçlı bir e-posta hesabınız varsa, zaman zaman bunları arşivlemeniz gerekir.

Bugün size, Outlook 2010 e-posta istemcisindeki e-postaları arşivlemeyle ilgili bilmeniz gereken her şeyi size söyleyeceğiz; bu, diğer sürümlerinde de kolayca uygulanabilir.

Öyleyse Outlook 2010'da bir e-posta arşivi oluşturmaya başlayalım.

Arşiv Dosyası Oluşturma

Yapmanız gereken ilk şey, tüm e-postaları bilgisayarınızda yerel olarak depolayacak yeni bir arşiv dosyası oluşturmak. Oluşturmak için Outlook 2010'daki Dosya menüsünü tıklayın ve Temizleme Araçları seçeneğini seçin. Endişelenmeyin, e-postalarınızı silmeyeceğiz.

Temizleme Araçlarında, Arşiv adı verilen bir seçenek göreceksiniz . Arşiv oluşturma penceresini açmak için üzerine tıklayın. Pencerede, arşivlemek istediğiniz klasörleri seçin. İsterseniz tüm gelen kutusunu da seçebilirsiniz. Eski e-postaları arşiv oluştururken hemen eklemek için ilgili tarih aralığını seçin.

Son olarak, dosyaları arşivlemek istediğiniz konumu verin ve Tamam düğmesine tıklayın. Paylaşılan sürücünüzü bilgisayarınızda eşlendiyse de seçebilirsiniz. Outlook, tüm e-postaları sisteminizde arşiv olarak kaydetmek için bir PST dosyası oluşturur.

Arşiv oluşturulduktan sonra, sol bölmedeki posta kutusu klasörlerinin altında bir Arşiv bölümü göreceksiniz. İlk arşivleme, arşive eklediğiniz e-postaların sayısına bağlı olarak biraz zaman alabilir.

Arşivlenmiş e-postalar, tüm klasörler ve alt klasörler ile birlikte çevrimiçi posta kutunuzla aynı yapıya sahip olacaktır. Arşivleme için yalnızca belirli klasörler seçtiyseniz, otomatik olarak tüm alt klasörleri içerecektir.

E-postaları Arşive Taşımak

Bir e-postayı, sol taraftaki çubuktaki arşiv bölümüne bırakarak arşive taşıyabilirsiniz. Hareketli e-postaları toplu olarak taşımak istediklerinizi seçin ve içerik menüsünü açmak için üzerlerine sağ tıklayın. Burada, klasör bölümünün altındaki Arşiv klasörlerini seçin ve e-postaları taşımak için Tamam'ı tıklayın.

Ayrıca e-postalar için otomatik arşivleme ayarları da oluşturabilirsiniz. Posta kutunuzdaki yalnızca belirli bir klasör için otomatik arşivleme oluşturmak istiyorsanız, klasörü sağ tıklatın ve Özellikler'i seçin.

Buradan Otomatik Arşiv'e gidin ve size en uygun ayarları seçin. Otomatik arşiv kuralını tüm posta kutunuza uygulamak için menüden Outlook Seçeneğini açın ve Gelişmiş ayarları seçin .

Buradan Otomatik Arşiv Ayarlarına tıklayın ve posta kutunuzdaki e-postaları otomatik olarak arşivlemek için kurallar oluşturun.

Arşiv Dosyasını Taşıma

Bazen bir bilgisayardan diğerine geçmeniz gerekebilir (eski bir bilgisayardan yükseltme) veya kuruluşun paylaşılan diskinde yer kalmayabilir. Bu gibi durumlarda, arşiv dosyalarınızı taşımanız ve tekrar Outlook'a bağlamanız gerekir. Öyleyse bunun nasıl yapılabileceğini görelim.

Arşiv Dosyasının bağlantısını kaldırın ve taşıyın

Arşiv dosyasını taşımadan önce bağlantıyı Outlook'tan kaldırmamız gerekir. Bunu yapmak için, Dosya menüsünü açın ve Hesap Ayarları seçeneğini seçin.

Hesap ayarlarında Veri dosyaları bölümüne gidin; mevcut sistemde sakladığınız arşiv dosyasını göreceksiniz.

Şimdi yapmanız gereken tek şey arşiv dosyasını seçip Kaldır düğmesine tıklamak. Endişelenmeyin, arşiv dosyasını silmeyeceksiniz, ancak yalnızca Outlook içindeki bağlantısını sileceksiniz.

Şimdi elinizde olan depolama sürücülerinden birini kullanarak dosyayı yeni konuma taşıyın.

Arşiv Dosyasını Bağlama

Arşiv dosyasını Outlook'a bağlamak için, Outlook'taki hesap ayarlarından Veri Dosyası bölümünü bir kez daha açın ve Ekle düğmesine tıklayın. Şimdi yedeklediğiniz arşivin PST dosyasını alın ve e-postaları arşiv bölümünden açın.

Arşiv Dosyasını Sıkıştırma

Arşiv dosyasını yerel sabit diskinize kaydediyorsanız, büyük olasılıkla arşiv dosyasının boyutu hakkında endişelenmenize gerek yoktur, ancak bir kuruluştaki paylaşılan bir sürücü veya sınırlı bir depolama alanına sahip olduğunuz bir bulut hesabınız varsa, arşiv dosyasını saklamak için sıkıştırmak, akıllıca davranacak bir şey olurdu.

Arşiv boyutunu sıkıştırmak için sağ bölmedeki Arşiv bölümüne sağ tıklayın ve Veri Dosyası Özellikleri'ni seçin. Outlook veri dosyasını açmak için buraya Gelişmiş düğmesine tıklayın. Artık tek yapmanız gereken, arşiv dosya boyutunu küçültmek için Şimdi sıkıştır düğmesine tıklamak.

Sonuç

Bu, bir kişinin Outlook 2010'da e-postaları arşivleme hakkında bilmesi gereken her şeydi ve bu adımları Outlook 2013'te de kullanabildiğinizden eminim. E-postaları arşivleme hakkında başka şüpheleriniz varsa, bir yorum bırakın, size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.