ŞIrketinizi Evernote for Business ile başlatmaya başlayın

Eğer çalışanlarınız sadece bir not alma uygulamasına ihtiyaç duyuyorsa, Evernote bariz bir seçenektir - beş yıl içinde 50 milyon kullanıcıya ulaşan 800 kiloluk goril. Ama program aynı zamanda eklektik bir verimlilik özellikleri yelpazesi sunuyor ve iş ortamındaki kullanımının daha az belirgin olduğu yer burası.

Evet, Evernote neredeyse her platformda çalışıyor ve vahşi ortamda topladığınız bilgileri yakalayabilir. notlar, resimler, videolar, linkler, ses kayıtları ve hatta el yazısıyla yazılmış karalamalar dahil. Uygulama, olasılıkla doludur, ancak Evernote'un CEO'su, kullanışlılığının hemen kendiliğinden olmadığını kabul ediyor. Ama bunu en az birkaç hafta için deneyin, Phil Libin diyor ve Evernote'un bir günlük iş hayatı boyunca zihinsel ve fiziksel olarak yer işareti koyabildiğiniz her şeye doğrudan erişim sağladığını takdir edeceksiniz.

Hatta bunu düşünebilirsiniz " Beyin, "bilmeden yaşayabildiğin veriyi görebiliyorsun.

Neden Evernote?

Her yerde erişim önemli bir satış noktasıdır.

Evernote, örgütsel bilgeliği arşivleyebilir. İki yıl önce bir kartvizite çizdiğin notları düşün. Veya yöneticinizin talimatları geçen hafta kaydettiniz (şükür). Ya da önemli bir rakip hakkında kırptığınız belirsiz yazı. Şimdi, iş arkadaşlarınızın geri kalanı, herhangi bir cihazdan bu tür Evernote verilerine erişebiliyorsa ve ya veriye de erişebilseydiniz? Evernote ile, bu veri arşivi toz toplamaz. Bunun yerine, işinizle birlikte büyür ve uyum sağlar.

Evernote'un temel sürümü, masaüstünde, tarayıcıda ve tüm büyük mobil işletim sistemlerinde ücretsizdir. Belki de çalışanlarınız zaten kullanıyordur. Bu makale geçtiğimiz Aralık ayında başlayan ücretli Evernote Business'a adım atmanıza yardımcı olacak. İşletme hizmeti, şirketinizin çalışanlarının Evernote hesaplarını merkezi olarak ayda 10 ABD doları veya yılda 120 ABD Doları karşılığında yönetmesini sağlar. Daha önce yalnızca Evernote ve Evernote Premium'un kişisel sürümleri arasında seçim yapabiliyordunuz (yılda 45 dolar), daha fazla depolama alanı, çevrimdışı dizüstü bilgisayarlar ve diğer kişilerin not defterlerinizi düzenlemesine izin verme seçeneği sunuyor.

Evernote'un en büyük rakibi Microsoft OneNote, En son Office sürümleriyle birlikte gelir, ancak tek başına bir masaüstü lisansı 70 ABD dolarıdır ve Mac sürümü mevcut değildir. Microsoft'un OneNote'un ücretsiz iPhone ve iPad sürümleri, Evernote'taki 100.000'in aksine, her biri 500 notla sınırlıdır.

Son zamanlarda meydana gelen bir güvenlik ihlali, Evernote'un güvenlik önlemlerini iki faktörlü kimlik doğrulamasıyla ve verilerinizi korumak için iyi haberlerle artırmasına neden oldu.

Kullanıcılarınızı ayarlayın

Yönetici durumu

Evernote Business sayfasını ziyaret edin ve yeni bir şirket yönetim hesabı oluşturmak için İş e-posta adresinizi Başlayın kutusuna girin. Zaten bir kullanıcıysanız veya yeni bir tane oluşturuyorsanız mevcut Evernote hesabınızı kullanabilirsiniz. Bazı temel bilgileri girdikten sonra ödeme planınızı seçin.

Çok küçük bir işletme için, kullanıcıların eklenmesi, e-posta adresleri yazmak ve Kullanıcıları Davet Et 'u tıklatarak yazmak kadar basittir. Bu seçenek, işletme Yönetici Konsolu ana sayfasından veya Kullanıcı Ekle alt dizininden kullanılabilir. Şirketinizdeki herkesin Evernote'a kaydolmasını istiyor, ancak tüm bu e-posta adreslerini tek tek girmek istemiyorsanız, e-posta adresi kendiniz için bir hesap oluşturmak için alan adınızı paylaşan herkese izin verin. Çalışanlarınız zaten bu e-posta adresleri altında Evernote hesaplarına sahipse, Evernote Business'a yükseltilecekler.

Büyük bir şirketteysanız ve binlerce çalışanı manuel olarak eklemekten kaçınmak istiyorsanız ve hesaplarını silmeyi unutmamak istiyorsanız Şirketi daha sonra bırakırlarsa, Active Directory, LDAP veya diğer şirket oturum açma sisteminizle entegrasyon istersiniz. Evernote bu özelliği sunmuyor, ancak OneLogin gibi üçüncü taraf seçeneklerine dönüşebilirsiniz.

Bir Evernote kullanıcısıysanız, not defterleriniz boş bir sayfa olarak başlayacaktır.

Kullanıcıları sisteme girdikten sonra, Kullanıcıları Yönet paneli, şirketten ayrılan kişileri silmenizi sağlar. Yönetici Konsolu, fatura ayrıntılarınızı ve geçmişinizi görmenize ve dizüstü bilgisayarları ve etiketleri yönetmenize olanak tanır. Tüm bu ekranlar kullanmak gülünç derecede basittir. Örneğin, kullanıcılarınızın hesaplarına kolayca göz atabilir ve işle ilgili defterlerini şirket genelindeki İşletme Kitaplığı'na çekebilirsiniz. (Evernote'un bilgilerinizi nasıl düzenlediği hakkında biraz daha fazla bilgi edinin.) Kullanıcılarınız not defterlerini kişisel olarak işaretlediyse, onları göremezsiniz. Ayrıca, bu merkezi hesaptaki not defterlerini de dışa aktarabilir veya silebilirsiniz.

İş verilerini ayarlama

Personelin ortak bilgeliği, İş Kitaplığınızı depolar.

Evernote, Web'den kaydedilen veri notlarının bireysel snippet'lerine bilgi düzenler. ya da dünya bir seferde büyük bir parça halinde. Evernote zengin medya depoladığından, bir "not" bir park biletinin, bir not metninin, bir alışveriş listesinin, bir ses kaydının veya bir web sayfasının bir akıllı telefon fotoğrafı olabilir. Liste devam ediyor.

Not defterlerine not ekleyebilir, daha sonra not defterlerine ekleyebilirsiniz. Tüm bunların altında, kullanıcıların daha sonra aramasına yardımcı olmak için notlara eklediğiniz etiketler-anahtar kelimeler bulunur. Her şey şirketiniz için ortak bir depo olan Business Library'de görünür.

Evernote çalışma alanınız üç tür not defteri gösterir: kişisel defterleriniz, iş not defterleriniz ve şirketin Business Library'deki not defterleri. Kişisel not defterleriniz özeldir, ancak isterseniz, şirket içinde veya dışında herhangi bir kişiyle paylaşabilirsiniz.

İşletmenizin not defterlerine, şirketinizdeki Evernote yöneticisine erişilebilir, ancak bu çalışanlarla paylaşılmadıkça, diğer çalışanlara erişemezsiniz. veya onları İş Kitaplığı'na ekleyin. İşletme Kitaplığındaki defterlere şirketteki herkes erişebilir.

Not defterleri notları düzenler.

Bir Web tarayıcısında not defterini paylaşmak için not defterinin sağındaki aşağı oku tıklayın. Masaüstü sürümünde, dizüstü bilgisayarın adını sağ tıklayın.

Bir defteri kişisel bölümden iş bölümüne taşıyamazsınız, ancak tek tek notları Evernote'un masaüstü sürümünde taşıyabilirsiniz: Notun üzerine sağ tıklayın. adı Not seçeneğine tıklayın ve hedef defterin adını seçin.

Not Defterlerinin tamamını iş kategorisine taşımak için, önce iş bölümüne yeni boş defterler oluşturun ve ardından kişiyi taşıyın veya kopyalayın notları. Notları not defterlerine gruplayabilir ve yığınlar halinde dizüstü bilgisayarları toplayabilirsiniz. Bir yığın oluşturmak için tarayıcıda veya masaüstü istemcisinde bir not defterini diğerinin üzerine sürükleyebilirsiniz.

Daha fazla organizasyon düzeyine ihtiyacınız varsa, süresiz yuva yapabilirsiniz. İşletmenizin not defterlerinde bile kurduğunuz yığınlar ve etiket hiyerarşileri sizinki gibidir. Yığınların sadece görsel organizasyon için olduğunu, bir dosya sistemi gibi iç içe geçmediğini unutmayın.

Etiket listesini istediğiniz kadar yapın.

Notlarınızın tamamını el ile yapmanızdan rahatsız olmazsanız, Sadece kendi çalışma alanınızda veya şirket kütüphanesinde ihtiyacınız olan bilgileri bulmak için Evernote'un güçlü arama özelliklerinden yararlanın. Arama işlevi, el yazısıyla yazılmış notlarda karakter tanıma da genişletir.

İşletmenizi güçlendirin

İşletme hesabınızı oluşturdunuz ve bazı belgeleri iş arkadaşlarınızla paylaştınız. Şimdi ne?

Evernote Business ile oynamak ve ne kadar güçlü olabileceğini öğrenmek için bir sonraki toplantınızda kullanın. Hesabınızın İş Not Defterleri bölümünde, toplantı için yeni bir not defteri oluşturun ve iş arkadaşlarınızla paylaşın. Ardından, dizüstü bilgisayarınızdan, tabletinizden veya akıllı telefonunuzdan toplantıya kendiniz erişin.

Evernote, bir tarayıcı veya mobil istemci kullandığınızda notları otomatik olarak kaydeder, böylece iş arkadaşlarınız eklediklerinizi hemen görebilir. PC ve Mac istemcilerde, Evernote notları, belirttiğiniz programa göre, her 15 dakikada bir veya günde bir kez kaydeder. Ayrıca notları istediğiniz zaman manuel olarak da senkronize edebilirsiniz.

Herkes paylaşılan not defterine notlar ekleyebilir ve toplantı bittikten sonra ortak çalışmaya devam edebilir. Ancak, yazılan notlar paylaşımlı belge eklerini veya web sayfalarını paylaşmayı da bırakmayın. Çalışma arkadaşlarınız kendi tabletlerini veya dizüstü bilgisayarlarını toplantıya getirdiyse, her katılımcı için belge basmaya gerek yoktur.

Kişilerinizi şirket ile paylaşarak herkesin işini yapabilirsiniz.

Toplantı sırasında şunları yapabilirsiniz: Kartvizitlerin fotoğraflarını çekin ve katıldığı kişilerin kolay bir kaydı için bunları paylaşılan not defterine not olarak ekleyin. Evernote'un dahili optik karakter tanıma özelliği bulunduğundan, kartvizitler tamamen aranabilir.

Cihazınızda ses girişi varsa, toplantının bir kısmını kaydedin. Dahili ses tanıma özelliği, hem otomatik olarak kopyalanmayı isterseniz, hem iOS hem de Android cihazlarda kullanılabilir.

Grubunuz toplantı sırasında beyin fırtınası yapmak için bir beyaz tahta kullanıyorsa, daha sonra kaydetmek için bir fotoğraf çekin. Evernote el yazısını okuyabildiğinden, beyaz tahta notlarını da tarayabilirsiniz.

El yazısıyla ilgili konuşmak yerine yazmayı tercih ediyorsanız, doğrudan mobil cihazınızda veya Livescribe kaleminizle el yazısıyla yazılmış notları alın, veya kağıt bir kağıda yazıp sayfaların fotoğraflarını çekin.

Evernote'un karakter tanıma ve ses tanıma güçlerinden yararlanın

Katıldığınız etkinliğin Twitter beslemesi var mı? IFTTT işlemini ayarlayarak ilişkili tüm tweet'leri bir Evernote notuna kaydedin. IFTTT (If This, That That) basit otomatik süreçler oluşturmanızı sağlayan ücretsiz, üçüncü taraf bir araçtır. Twitter yayınlarını izlemenin yanı sıra, IFTTT, Google Haberler ve Google arama uyarılarını yanı sıra herhangi bir blog veya çevrimiçi yayından RSS yayınlarını da çekebilir. Notlarınız, Evernote'da daha sonra toplantıdan gelen diğer notlarla birlikte organize edilecek ve beyaz tahta notları gibi tamamen aranabilir olacak. Siz ve meslektaşlarınız ofise geri döndüğünde, herkes etkinliğin aynı kayıtlarına erişebilecek ve işbirliği yapmaya devam edecektir.

Bu, şirketinizin işbirliği yapıp Evernote ile daha verimli çalışabileceği yaratıcı yolların başlangıcıdır..