Google Dokümanlar Paylaşılan Klasörleri Aldı

Google Dokümanlar Bu hafta, kullanıcıların öğeleri paylaşmalarını, doküman yükleme ve organize olmalarını kolaylaştıran bir elden geçirme aldı. Yeni tweaks ayrıca Google Dokümanlar ana sayfasına daha düzenli ve daha basit bir görünümle ufak bir değişiklik getirdi.

Paylaşılan Klasörler

Google Dokümanlar'ın en iyi özelliklerinden biri, diğer kullanıcılarla dokümanları paylaşmanıza ve ortak çalışma yapmanıza izin vermesidir. Geçmişte, bir çalışma grubuyla paylaşmanız gereken birden fazla dokümanınız varsa, Google Dokümanlar her bir doküman için birden fazla paylaşım bildirimi göndermenizi ister.

Yeni paylaşılan klasörler özelliği, paylaşımı ayarlamanıza izin vererek bu sorunu çözer. bir klasör için izinler. Sadece bir klasöre paylaşmanız gereken dosyaları sürükleyip bırakın ve ardından "bu klasörü paylaş" a tıklayın ve çalışma grubunuzun üyelerini davet edin. Çalışma grubunuzdaki kişiler, bu klasörü paylaştığınızı bildiren bir e-posta alır. Google Dokümanlar'a giriş yaptıktan sonra, çalışma grubunun üyeleri klasöre eklediğiniz dosyaları görebilir ve aynı grupla paylaşmak için dosyaları klasörünüze de bırakabilir.

Yeni özellik kullanışlıdır ancak Aklında tutmanız gereken birkaç tuhaflık var. Bir belge paylaşılan bir klasörde olsa bile, bu belgenin erişim izinleri dosyaya değil, klasöre eklenir. Bu nedenle, sahip olduğunuz bir belgeyi (yani, onu oluşturduğunuz) paylaşılan klasörden çıkarırsanız, çalışma grubunuz artık belgeye erişemez.

İş akışınızı yönetme

Geri gelen popüler talep, "Öğeler" dir. Klasörlerde Değil "filtresine sahip olmayan herhangi bir belgeyi görmenize izin veren bir filtre". Google, bazı kişileri bunu bir iş akışı aracı olarak kullandığı için bu özelliği geri getirdi.

Bu filtreden yararlanmanın bir yolu, belgeleri taslak aşamasında izleme aracı olarak kullanmaktır. Daha sonra, bir dokümanı asal bir zaman için hazır olduğunda bir klasöre taşıyabilirsiniz.

Bu özelliği kullanırken bilmeniz gereken bir detay var: Diyelim ki John bir raporu doğrudan Mary ile paylaşıyor, ama John buna sahip değil. bir klasörde raporlayın. Eğer Mary onu klasörlerinden birine koyarsa, John raporun bir klasör etiketi olduğunu görecektir, ancak John belgelerini "Klasörlerde Olmayan Öğeler" ile filtrelediğinde görünmeye devam edecektir. Bu şekilde, Mary'nin eylemleri John'un iş akışını kesintiye uğratmaz. Soldaki gezinme bölmesindeki "Diğer Aramalar" menüsünden "Klasörlerde Olmayan Öğeler" filtresine erişilebilir.

Google Dokümanlar, aynı anda birden fazla dosya yüklemenize de olanak tanır. Sadece "shift" veya "ctrl" (Mac'te "command") tuşlarını kullanarak istediğiniz tüm dosyaları seçin ve yüklemenizi başlatın.

Google Dokümanlar'ın yeni yerleşimi.

Google Dokümanlar'ın eski düzeni

Ayrıca, Google Dokümanlarının biraz farklı bir görünümü olduğunu fark edeceksiniz. Yeni düzen biraz boxier ve görsel simgeler (yıldızlı, paylaş, yükleme ve silme gibi) sadece metinsel bir görünüm lehine kaldırıldı.

Alternatif Paylaşım

Google Dokümanlar sizin için uygun değilse Microsoft, ayrıca iki belge paylaşım seçeneğine sahiptir. Geçen sene başlatılan Live Mesh, bir cihaz ağı oluşturmanıza ve aralarında klasörler senkronize etmenize izin veriyor. Live Mesh ayrıca, ağınız veya Mesh'inizin dışındaki kişilerle klasörleri paylaşabileceğiniz Live Desktop adında kendi çevrimiçi masaüstünüze de sahiptir. Live Mesh'i kullanmak için küçük bir program indirmelisiniz, ancak öğeleri paylaştığınız kişiler sadece Live Desktop'a kaydolmak zorunda. Live Mesh hem PC hem de Mac sistemlerinde çalışıyor.

Microsoft'un diğer alternatifi de Skydrive adı verilen online depolama alanı. Ancak, Skydrive'ın paylaşım izinleri biraz karmaşıktır, bu yüzden bir Windows Live kullanıcısıysanız Live Desktop ve Live Mesh ile devam etmenizi öneririm.