Verilerinizi Uygulamalarınızda Nasıl Kilitlediğini

Günlük ofis uygulamalarınız, oluşturduğunuz ve üzerinde çalıştığınız belgelerin farkında olabileceğinden daha gizli bilgiler saklar. Özel olarak kalması gereken veriyi kamuya açık tutmayacağınızdan emin olun.

Belgelerinizdeki Gizli Veriler

Microsoft'un Gizli Verileri Kaldır aracı, eski Office belgeleriyle adını gösterir.

Neden Dikkat Etmelisiniz?: Utanç verici yorumlar veya müseccel bilgiler istenmeyen kitlelere ulaşabilir

Senaryo: Yönetim kurulunun size harcamaların ve gelirlerin yönetim özeti sunmasını talep eden bir şirketin muhasebecisiniz - bir görev Bu birkaç kişi ile işbirliği yapmanızı gerektirir. Raporunuzun taslağı - Microsoft Word ile yazılmış - çeşitli katılımcılar notları, soruları ve hatta birkaç tane aptalca sapları ekledikçe birkaç gün el değiştirir.

[Daha fazla okuma: Windows PC'nizden kötü amaçlı yazılım nasıl kaldırılır]

Belgeyi panoya göndermeden önce temizlersiniz, ancak "İnsanların bu saçmalıkları almasını gerçekten bekliyorlar mı?" (ekleyen kişinin adı ve yaratılışının tarihi ve zamanı ile birlikte) ortadan kaybolmadı - sadece gizleniyor.

E-tablolar, Word belgeleri ve PowerPoint sunumlarının metadata türleri arasında Gizli (ama kolayca keşfedilebilen) formda, belgeyi yazan veya düzenleyen herkesin adı ve baş harfleri vardır; şablon verileri; belge revizyonları; yorumları düzenleme; Bilgisayarınızın adı, adı Microsoft Office kopyanız için lisans bilgilerinde görünen şirket ve belgeyi kaydettiğiniz sabit sürücü veya sunucunun adı.

Dosya sunucusu adları veya kullanıcı adları gibi katıştırılmış bilgiler - çoğu zaman giriş kimlik bilgileri olarak geri dönüştürülür - şirket hırsızlığı için veri hırsızlığını daha kolay hale getirir. Şirketin tüm dünya için şirket ağının ayrıntılarını göremezseniz, neden Web için ürettiğiniz belgelere gömülmüş bu bilgileri toplarsınız? Bu bilginin bir kısmı hazırdır, diğer kısımlar da belgeden çıkarılırken ikili düzey dosya editörleri kullanılması gerekebilir.

Düzeltme: Office XP ve 2003 için Microsoft'un Gizli Verileri Kaldır aracını indirebilirsiniz. Office 2007 belgeleri için Word, Excel ve PowerPoint dosyalarından istenmeyen meta veri kalıntılarını görüntülemek ve (isteğe bağlı olarak) silmek için Document Inspector komutunu kullanabilirsiniz.

Başarısız Redaksiyon

Neden Dikkat Etmelisiniz: Hassas özel duruma izin verme Dikkatsizce yoluyla kamuoyuna ulaşmanız için verdiğiniz bilgiler size çok yansıyor.

Senaryo: Akademisyenler, tıp araştırmacıları ve mahkemeler bazen özel araştırma notlarının, verilerinin veya kamu tüketimine yönelik raporların yayınlarını yayınlamalıdırlar. Bu dokümanlar hassas kişisel bilgiler içerdiğinde - isimler, Sosyal Güvenlik numaraları, sokak adresleri ve telefon numaraları - orijinal dosyayı revize etmek yerine belgenin bu kısımlarını redakte etmek veya örtbas etmek genellikle daha kolaydır.

Basılı belgelerde kişilerin, yerlerin ve tarihlerin isimlerini kapsayan siyah çubuklar bir rapor için yeterlidir, ancak dijital belgeler başka bir konudur. Üçüncü tarafların sözde redaksiyona neden olan bilgileri kolayca açığa çıkardığı yüksek profilli örnekler vardır; çünkü belgeyle çalışan kişi, Adobe Acrobat'ın tam sürümüyle donatılmış olan herkesin, bir PDF dosyasındaki metnin üzerine siyah bir çubuk bıraktığını bilmemiştir. Bilgilerinizi, hassas ayrıntıları açıklamadan herkese açık olarak yayınlamanız gerekiyorsa, yaptığınız düzeltmelerin geri dönüşü olmayan bir şekilde yapılmasına dikkat edin.

Düzeltme: NASA, süreci açıklayan en net çevrimiçi talimatlara sahiptir. Word belgelerinde, redaksiyon yapmayı planladığınız dosyanın yeni bir kopyasını kaydetmek kolaydır: Düzeltmeler Modunun kapalı olduğundan emin olun ve sonra redaksiyon yapmanız gereken metni yazın. PDF dosyalarındaki içeriğin redaksiyonu için, ya üçüncü taraf eklentisini kullanmalısınız (örneğin Acppant'ın $ 249 Redax yardımcı programı) ya da PDF dosyasındaki siyah çubuklarla metni örtmeli, PDF'yi bir TIFF görüntüsüne dönüştürmeli ve ardından TIFF'i yeniden dönüştürmelisiniz. bir PDF'ye. Tek dezavantajı, okuyucuların bu şekilde dönüştürülmüş bir PDF'de metin arama yeteneğini yitirmeleridir.