Kâfirsiz Büro

Adobe'un yeni araştırması, dijital belgelerin bazı alanlarda kazandığını gösteriyor, ancak kağıtsız ofis hala bir boru.

Kişisel bilgisayarların başlangıcından bu yana, kağıdın küçük fakat uzak bir anı olduğu, tamamen dijital bir geleceğin öngörüsü var. Onlarca yıl sonra, “kağıtsız ofis” e doğru ilerleme kaydettik gibi görünüyor, ama ütopik vizyon hala çok uzak bir yol.

2011'de dijital imza şirketi Echosign'ı satın alan Adobe, nasıl çalıştığını öğrenmek için bir çalışma yürüttü. Gelecekte tüm dijital belgelere giden yolda ilerliyoruz. Çalışma, küçük, orta ve büyük şirketlerde sözleşme ve sözleşmeler tasarlayan, imzalayan veya imzalayan 1051 ABD'li yöneticinin çevrimiçi bir anketinden elde edilen verilere dayanıyor.

"Kağıt: Tehdit altındaki türler?" bazı ilginç sonuçları ortaya çıkarır. Ankete katılanların yarısından sadece yüzde 51'i, dijital iş akışının dokümantasyonu kolaylaştırdığını ve belgeleri yönetebildiğini düşünürken, yüzde 61'i çalışmanın maliyetleri dijital olarak azalttığını söylüyor. Yaklaşık üçte biri, dijital iş akışının onlara bir avantaj sağladığını ve iş kazanmalarına yardımcı olduğunu düşünmektedir.

Yeterince adil. Adobe'den gelen bir bilgiye baktığımızda, bu rakamlar doğru yolda değil, kâğıtsız bir ofisin verdiği sözün on yıllar sonra beklediğim kadar güçlü değil. Sonra sözleşmelere varırız. Anket sonuçları neredeyse oybirliği ile alınmıştır (98

Adobe infografik çalışmalardan elde edilen sonuçlar.

yüzde), gerçek sözleşmelerin veya yasal belgelerin hala kağıt kullanılarak yapılmasına rağmen, sözleşmelerin dijital olarak yapılması durumunda yaklaşık dörtte üçünün yaşamın daha kolay olabileceğini düşünmesine rağmen.

Serbest çalışan bir analist ve danışman olarak, çoğu şirketin hâlâ kağıda bel bağladığı gerçeğini kefil edebilirim. Yaklaşık üç dördüncüsü düşünmekle birlikte, kâğıt-dijital ayrımın her iki tarafında da bulundum ve dijital sözleşmelerin çok daha verimli olduğunu söyleyebilirim), gerçek sözleşmelerin ya da yasal belgelerin hala kağıt kullanılarak yapıldığını söyleyebilirim. sözleşmeler dijital olarak yapılırsa hayat daha kolay olurdu.

Genellikle, bir müşteri ile çalışmaya karar verdiğimde, sözleşme olarak kullanmak için bazı taslak dilleri gönderirim. İstemci daha sonra eksik bilgileri doldurur ve belgeyi genellikle bir PDF dosyası biçiminde geri gönderir. Daha sonra PDF dosyasını yazdırmalıyım, böylece imzalayabilirim ve imzalı belgeyi tarayıp istemciye iade edebilirim. Ardından, müşteri imzalı sürümümü yazdırmalı ve imzalayıp, tamamlanmış sözleşmeyi bana iade edebilmeleri için kendileri imzalamalıdır. Her iki ucunda da kağıt harcayan sıkıcı bir süreç.

Ayrıca bir dijital imza aracı kullanan müşterilerle de çalıştım. Belgeyi "imzalamak" için bir bağlantı içeren bir e-posta aldım. Sözleşmeyi dijital olarak imzaladım ve işimiz bitti ve yapmaya hazırız. Ağlamak yok, yaygara yok ve harcanan kağıt yok.

Bankalar en kötü suçlulardan biri. Arabamı aldığımda ve evimi satın aldığımda, kullanılmış kağıt parçaları vardı. Hatta bir faks makinesi olarak adlandırılan arkaik bir şey kullanmak istediler (Wikipedia'ya bakın). İşlemleri tamamlamak için küçük bir ormanı aşağıya çekecek kadar kağıt yazdım ve imzaladım.