Çevrimiçi Toplantı Araçları ile Zaman ve Paradan Tasarruf Edin

Eğer benden hoşlanıyorsanız, muhtemelen iş toplantılarına katılmaktan nefret ediyorsunuz. Ancak, çalışma gruplarının programlanmasına ve daha etkin bir şekilde çalıştırılmasına yardımcı olabilecek bir dizi faydalı İnternet tabanlı araç ortaya çıkmıştır. Buradaki tüm araçlar en popüler Web tarayıcılarında çalışır ve çoğunun ücretsiz ya da oldukça düşük aylık ücretler için kullanılabilir. Zorluk, hangi aracın belirli bir duruma uygun olduğunun anlaşılmasıdır, çünkü her toplantı aynı koşullar altında yapılmaz.

Birden Fazla Takvimi Senkronize Et

Kesinlikle en yaygın durumlar, ortak bir takvimi senkronize etmek istediğiniz yerlerdir. Birisinin PDA'sı ile Microsoft Outlook masaüstleri arasında veya patronun takvimi ile bir asistanın arasında. Birçok hizmet, çalışma ekibi üyeleri arasında (hatta aile üyeleri veya arkadaşlar arasında) paylaşım takvimlerini daha kolay hale getirebilir. Hem Google Takvim hem de Yahoo Takvimi ücretsiz takvim senkronizasyonu sunar ve Calgoo's Connect, Apple'ın MobileMe ve iTunes'u olan bilgisayarları ve iPhone'ları, NuevaSync ve SugarSync gibi diğer birçok ürün, her iki hizmetle de çalışır. BusySync ve Spanning Sync da Apple'ın iCal takvimlerini Google Takvim ile senkronize edebilir.

Ancak bu senkronizasyon servisleri her zaman doğru şekilde çalışmaz. Sorunun bir kısmı, çevrimiçi takvim ve zamanlama ürünlerinin çoğu, etkinliklerin ve davetlerin bildirilmesi için e-postadan yararlanmasıdır ve çeşitli takvim programlarının bu tür e-posta mesajlarını tutarlı bir şekilde tanıması veya harekete geçirmesi zordur. Başka bir sorun ise, yerleşik bir URL içeren takvim programından bir e-posta alırsanız, şirket antispam hizmetiniz onu engelleyebilir. Ve yine başka bir durumda, iki farklı Microsoft Exchange sunucusundaki iki kişi ortak bir toplantı planlamak isteyebilir - her iki Exchange takvimini de aynı Google Takvim hesabıyla senkronize olacak şekilde bağlamak mümkündür, ancak bu zor olabilir. Bu son sorun için potansiyel bir çözüm, Google Apps için Exchange sunucularını senkronize etmek üzere Google Apps için Cemaphore'ın MailShadow'unu kullanmak; yazılım, yıllık e-posta hesabı başına 60 dolar.

[Ekstra okuma: En iyi TV yayın hizmeti]

Google Takvim ve Yahoo Takvim'in her ikisinin de yapması gereken tek şey, yinelenen e-posta hatırlatmaları göndermektir. adreslerin bir araya toplanması. Doğru adresleri girdiğiniz sürece, bu işlev iyi çalışır.

Müşterilerin Randevuları Kurmasına İzin Ver

TimeDriver'ın gösterge paneli, çeşitli randevularınızın durumunu gösterir.

Müşterilerinizi veya başka bir kişiyi isterseniz şirketiniz tarafından doğrudan zaman ayırmak için istihdam edilmiyor mu? Uzun zaman önce, randevu sekreterleri patronun takviminden sorumlu olacak ve kalem ve kağıt ile toplantı zamanları kuracaktı. Artık istemcileri ve dışarıdaki meslektaşları, HourTown veya TimeDriver gibi self servis randevu zamanlayıcısı Web sitelerine yönlendirebilirsiniz. Bu siteler, personelinizin serbest ve yoğun zamanlarını ve ayrıca "envanter" in kalan sürelerini randevular için hazırda gösterebilir. Ayrıca e-posta bildirimleri gönderirler ve randevuyu onaylamak için bir Web tarayıcısının ötesinde herhangi bir özel yazılıma gerek duymazlar. Şehir dışına çıktığınızda ya da başka bir şekilde kullanılamıyorsanız, programı kolayca ayarlayabilirsiniz. Her iki hizmet de makul bir ücret karşılığında mevcuttur: TimeDriver 90 günlük ücretsiz deneme süresine sahiptir ve bundan 30 yıl sonra; HourTown, iki aylık rezervasyona izin veren ücretsiz bir program da dahil olmak üzere üç farklı plan sunar.

Ortak Bir Toplantı Zamanını Ayarlayın veya Shift Schedule

SetMeeting'de farklı şirketlerden katılımcılar arasında bir toplantı düzenlemek nispeten kolaydır.

Farklı şirketlerden gelen insanlar için ortak bir buluşma zamanı düzenlemek istediğiniz bir durum hakkında ne düşünüyorsunuz? Bir toplantı organizatörü bir dizi olası açık zamana sahip bir e-posta bildirimi gönderebilir ve her bir katılımcıdan bu zamanların kendileri için çalışıp çalışmadığını kontrol etmesini ister. Ancak, bu tür bir toplantıyı organize etmeye çalışmış olsaydınız, tüm e-posta yanıtları altında ne kadar çabuk gömülebileceğinizi biliyorsunuz.

SetMeeting.com (Meeting Agent'tan) ve Doodle'ın sunduğu ücretsiz hizmetler bu açıdan yararlıdır. SetMeeting.com'un en büyük zaafı, süreci başlattıktan sonra, iptal etmeden ve sıfırdan başlayarak toplantı yerini değiştirmenize izin vermemesidir. Daha az karmaşık ve daha az özelliklere sahip olan Doodle, ortak bir zaman bulmanıza yardımcı olacak bir anket aracıdır; ama yapmak istediğin tek şey bu kadar çekici olabilir.

Zaman çizelgesi bile bir Facebook uygulamasına sahip, bu yüzden vardiya takviminizi buraya entegre edebilirsiniz.

Başka bir durum, örneğin, çok sayıda vardiyalı çalışan veya Mevcut zamanlarını koordine etmek istediğiniz gönüllüler. Bu gerçekten bir toplantı zamanlama sorunu olmasa da, el ile uğraşmayı denediğinizde veya çok sayıda e-posta yoluyla düzenlemeler yapmaya çalışırsanız, zaman alıcı bir iş olabilir. Ödenmiş hizmetler Çizelge ve Shiftboard bu amaç için tasarlanmıştır. Birincisi, restoran çalışanları için geliştirilmiş, ikincisi ise başlangıçta sağlık piyasası için inşa edilmiştir. Her ikisi de odağını genişletti ve herhangi bir Web tarayıcısında çalışabilir. Zamanlama, 19 kullanıcıya kadar ayda 20 $ 'dan başlar; Shiftboard, beş benzersiz giriş için ayda 50 $ başlar. Ücretler daha büyük gruplar için yükseliyor. Schedulefly'de bir Facebook eklentisi de var, böylece vardiya zamanlarını koordine edebilir ve anlatabilirsiniz.

Seyahat Uyarılarını Far-Flung Meslektaşlarına Gönderin

Tripit'in ana sayfası gelecek gezilerinizi ve kente yakışacak kişileri gösterir.

Oldukça sıra dışı bir servis Tripit.com tarafından sunulan bir hizmettir. Web sitesinin arkasındaki fikir, seyahat düzenlemelerinizi yayınlamanız ve sosyal ağ özelliklerinden yararlanarak, seyahatlerinizin semtlerine geldiğinde veya ormanda boynunuza ne zaman geleceğini öğrenmek için arkadaşlarınıza ve arkadaşlarınıza söylemek. Tabi ki, bunu belirlemek, başka bir sosyal ağa daha fazla davetiye göndermek ve mümkün olduğunca fazla insanı (veya en azından yüz yüze görmek istediğinizi) Tripit çemberinize katılmanız anlamına gelir. Ancak, arkadaşlık ağınıza sahip olduktan sonra, gezinize onları bildirmek nispeten kolaydır: Havayolu veya otel rezervasyonunuz için e-posta onayını yalnızca özel bir adrese ([email protected]) yönlendirin ve site otomatik olarak ayrışacaktır. Onaydaki bilgiler, kimin seyahat ettiğini öğrenmek ve seyahat programınızı ağınıza göndermek. Servis de ücretsizdir ve LinkedIn ağınızla bütünleşebilir, böylece bildirim ağınızı sıfırdan kurmak zorunda kalmazsınız.

Gördüğünüz gibi, her türlü Web tabanlı servis planlamanıza yardımcı olabilir. Kişisel toplantılarınızı daha etkili bir şekilde koordine edin. Şimdi, eğer birisi randevularınız için 10 dakika geç kaldığınızı herkese bildirebilecek bir hizmet geliştirirse!