Neden BT 970'den Uzak Veri Atmaya Başlamalı? Bu bir depolama kabusu olabilir: Düzenleyici gereklilikler ve elektronik kayıtların artık davalarda oynadığı kilit rol dikkate alındığında Bazı işletmeler biriktiriyor…

Tabii ki, depolama ortamı daha az pahalı oluyor. IDC'ye göre, gigabayt disk depolama biriminin maliyeti 2007'den 2008'e kadar yüzde 27'den fazla düştü. Ancak ortalama işletmelerin depolama gereksinimleri hızla büyüyor, her şeyi sonsuza dek koruyarak uzun vadeli yönetim zorlukları yaratabilir ve bir şeylerin bulunması gerektiğinde baş ağrısına neden olabilir. Analistler, avukatlar ve satıcılar, işletmelerin bazı verilerden kurtulmaktan daha iyi olduğunu söylüyorlar - ama bunu mantıklı bir şekilde yapıyorlar. BT departmanları için bu, planlama, dikkatli bir şekilde yürütme ve tek başına gitmeme anlamına geliyor.

"Daha fazla şirket, bu konuyla ilgili olarak depolama alanına devam edemeyeceğimiz gerçeğine karşı hassastır," diyor IDC analisti Rick Villars. Hızla büyüyen veri mağazalarının yıldan yıla sürmesine izin vermek sürdürülebilir değil diyor. Her şeyi kurtaran şirketler, genellikle neyin kaydedilmesi veya silinmesi gerektiğinden emin olmayanlar, ekliyor - sorun için kendilerini ayarladıklarını gösteren bir işaret.

[Ekstra okuma: Medya akışı için en iyi NAS kutuları yedekleme]

Disklerin, bantların, ağların ve yönetimin fiyatının üstünde, çok fazla veri biriktirmek, bir dava durumunda şirkete uğrayabilir. EMC'de e-keşif ve uyumun başkan yardımcısı Andrew Cohen, "e-keşif," elektronik verilerin kanıt olarak toplanması sürecinde talep edilen verileri bulmak ve derlemek için 1 milyon dolara mal olabilir.

Bu ikilemi incelediğimizde, bir şirketin bilgileri çok fazla kaydetmemesi ya da bilgileri yanlış bir şekilde silerek kendini tehlikeye atmaması için çeşitli adımlar önerilmektedir. Orada yardım edecek teknolojiler var, ama aynı zamanda insan girdisini de dikkate alıyorlar.

Veri depolama problemi

Her kurumun kurumsal bellek, işlem arama ve analiz gibi kendi amaçları için bilgi saklaması gerekiyor. ve bunun gibi. Ayrıca, Sarbanes-Oxley Yasası ve Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA) gibi yönetmelikler, işletmelerin öngörülen bir süre için belirli içerik türlerini korumalarını gerektirir. Ve daha çok bu tür düzenlemeler işlerde, Enterprise Strategy Group analisti Brian Babineau'ya not veriyor. “Eğer iş yapıyorsanız, bir şekilde düzenlenmiş olacaksınız,” diyor. Ancak bilgi depolamak sizi risk altına sokuyor: Davalardaki e-keşif talepleri bir şirketin verilerini ve veri yönetimini incelemeyi kapatacak.. Ne kadar çok depolarsanız, ne kadar çok talepte bulunabilirler ki, zarar verici bulguların oranını arttırırlar. Ancak, bilgi depolama ve silme politikalarınız titiz ve tutarlı değilse, bazı bilgilerin bulunmadığı konusunda mahkemede şüphe duyma olasılığınızı kaybedebilirsiniz.

Bazı durumlarda, yönetmelikler size ne yapmanız gerektiğini söyler. Yapmanız gereken en az şeyi size söylerler, ya da Federal Hukuk Usulleri Kurallarının uygulanması durumunda, depolama kararlarının nasıl yapılacağını değil, reçete yazmasını nasıl sağlayacağına dair yönergeler sağlayın.

Yıllarca veri yönetmeliklerine uymak zorunda kalan bazı şirketler. dosyalanmış kağıt parçalarıyla başlayan kayıt yönetiminde uzmanlaşan bölümlere sahip olmak. Yasalar karmaşık olma eğiliminde ve ülkeler arasında farklılık gösterdiği için, bu uzmanlar genellikle BT departmanının bir dizi prosedürüne kolayca dönüştürülemeyen farklı veri türleri için çok çeşitli gerekliliklere sahiptir.

depolama analizi, depolama teknolojisi veya prosedürleri değil

İlk adım, hangi verilerin tutulması gerektiğini belirlemek, daha sonra bunu muhafaza etmek için gereken araçlardır. Babineau, BT'nin veri analiz yazılımı kullanarak önemli bir rol oynayabileceğini söylüyor. Exterro, Vivisimo, Autonomy ve Digital Reef gibi şirketler, bir şirketin sahip olduğu verileri ve çalışanlarının bu verileri nasıl kullandığını belirlemeye yardımcı olan bir yazılımdır. Bu bilgi hem yasal hem de kurumsal amaçlar için nelerin toplanıp saklanacağına karar vermede yardımcı olabilir. Forrester Research analisti Andrew Reichman, BT departmanlarının ne kadar saklamaya gereksinim duyduklarını en aza indirmek için tutma politikalarını hassas bir şekilde ayarlayabilmeleri ve yapmaları gerektiğini söylüyor. Örneğin, kullanıcı popülasyonunu yöneticiler, arka ofis çalışanları ve şirketin fikri mülkiyeti ile ilgilenen kişiler gibi kategorilere ayırmak ve e-postalarını farklı şekilde ele almak mümkündür. Fakat bunun yasal olarak savunmasız olması için kesin ve tutarlı bir politika ile yapılması gerekiyor, diyor.

"Hassas olmayan verilerin geri kalanından gerçekten hassas olan küçük veri parçasını ne kadar çok ayırabilirsiniz, maliyetler Reichman diyor ki.

Ama sonunda, teknoloji sizin için politika yazamaz. Babineau, "BT ile uyum görevlileri arasında bir akıl buluşması olmalı" diyor.

Bu süreç zor olabilir çünkü iki grup aslında farklı dilleri konuşuyor. BT yöneticileri, hangi uygulama ya da departman ile ilişkili olduğuna bağlı olarak bir miktar veriye bakma eğilimindedir; kayıt yöneticileri ise fikri mülkiyet ya da diğer kavramlar açısından bunu düşünebilir. Bunları bir araya getirme, grupların bir araya getirilmesiyle çözülen organizasyonel bir sorundur; diğer şirketler ise kayıt uzmanlarının IT ekibine tavsiyelerde bulunurken, IDC'nin Villars'ı şöyle diyor:

Yedekleme ve arşivleme, bir kez karıştırılmamalıdır. ESG'nin Babineau, ekiplerin zanaat politikaları için bir araya geldiklerini, arşivlemeden yedeklemeyi ayırmanın iyi bir fikir olduğunu söylüyor. Yedeklemenin amacı her şeyin bir kopyasını yapmaktır, bu yüzden iş beklenmedik bir veri kaybından sonra ayağa geri dönebilir. "Bir şekilde bunu 'verileri kaydetmek için harika bir yol' haline getirdik” diyor. Bir yedekleme sistemi, kısa bir süre için bazı bilgi türlerini ve diğerlerini daha uzun süre saklamak için gerekli olan granül kontrolüne sahip değil., diyor. Örneğin, belirli bir iş kaydının yedi yıl boyunca kaydedilmesi gerekiyorsa, kaydetmek için yanlış yer 55.000 dosyayla yedek bir bantta.

"İş kaydını yedi yıl boyunca kaydetmek istiyorsanız, Babileau, "55.000 dosyayı yedi yıl boyunca saklamak için" diyor. Farklı tutma gereklilikleri olan veri türleri için ayrı yedekleme süreçleri kullanmak pahalı ve karmaşıktır.

Arşivleme, yalnızca belirli süreler boyunca bilgileri seçici bir şekilde saklamak için kullanılmalıdır. Babineau, yedeklemeden ayrı ve özel araçlarla yapılan işlemin daha sorunsuz çalışmasını ve çok fazla veya çok fazla bilgiyi kaydetmeyi önlediğini söylüyor. IBM, Symantec ve diğerleri, politikalara dayanarak yedekleme ve arşivleme için verileri analiz eden ayrı uygulamalar sunuyor ve CommVault, adayları yedekleme ve arşivleme için ayırabilen tek bir araç sunuyor.

E-keşif meydan okumasının ele alınması zor

. e-keşif olasılığı, çözmek için daha zor bir problem oluşturabilir. E-keşif, dava ile ilgili olduğuna inandığını düşündüğü her şeyden elektronik kayıtları arayan bir davada bir taraf içerir. Tipik olarak, bir e-keşif talebinin en büyük kısmı, davaya bağlı olabilecek kişileri içeren e-postadır, ancak istek kelime işleme belgelerini, kaynak kodunu veya diğer veri türlerini de içerebilir, diyor Wendy Curtis, özel danışman Orrick Harrington & Sutcliffe'de e-keşif için. Bir şirketin makul bir şekilde beklediğini düşündüğü anda, dava konusu iddialarla ilgili kişi veya projeler içeren herhangi bir kayıt tutma yükümlülüğü vardır. Bu, tüm verilerin rutin ve otomatik olsa bile durması gerektiği anlamına geliyor, diyor Curtis.

Neden? Çünkü eğer davacı e-keşif yoluyla bir miktar bilgi istiyorsa ve bunun olmaması gerektiği tarihten sonra tasfiye edildiğini öğrenirse, bu durum dava masraflarını gereksiz yere artıran veya hatta şirketin davasına zarar veren komplikasyonlara yol açabilir, diyor Curtis.

Bu tarz bir senaryodan korkmak, bazı kurumların tüm verilerini saklamasına neden olan şeydir. Ama bu mutlaka iyi bir fikir değil, Curtis ve diğerleri. Her şey kurtarılırsa, ilgili parçaları bulmak daha zorlaşır ve daha pahalıdır.

Genel olarak, mahkemeler, iyi kurulmuş bir politika ve programa göre yapıldıysa, kayıtların silinmesi üzerine fışkırmazlar - ve eğer şirketin bu kayıtlarla ilgili bir şeyden dava açılacağını düşünmek için bir nedenleri yoksa. Curtis, "Kanun ve mahkemeler, şirketin davalara girmemesi veya dava beklememesi koşuluyla, iyi kurulmuş politikalara göre kayıtların tahrip edilmesi için güvenli bir limanı kabul ediyor," diyor.

Bununla birlikte, bu politikanın kesin ve doğru olması gerekiyor. mektubu ekliyor. BT departmanına, birisinin eski e-postasını ne sıklıkta temizlediği sorulursa, "genellemeler yeterli değildir" diyor. "Kesin olmalı." Finansal hizmetler firmaları gibi sıkça dava açılan şirketlerde, BT'nin şirketin vekilleri ile işbirliği yaparak kendi saklama politikalarını yürütmesi gerekebileceğini söylüyor.

E-keşif, tutulması gereken en iyi planların olduğu yer. Verilere, yönetmeliklere uymak ve aşamalı olarak tasfiye etmek, tümüyle kesintiye uğrayabilir, diyor EMC Cohen. Örneğin, bir şirketin üç yıllık bir alıkoyma çağrısı yapan yasalara uymak için üç yıllık bir tasfiye döngüsü olabilir. Bir dava ortaya çıkarsa ve bazı belgeler yasal sürelerle - süresiz olarak sürecek - gerekiyorsa, bir şirketin geri kalanından bunları ayırma ve böylece kendi tasfiye politikasına devam edebilmesi gerekir. "Eğer yasal olarak neyin tutulmasını sağlayamıyorsanız, üç yıla kadar asla geçemezsiniz." Diyor Cohen.

Tüm büyük arşivleme sağlayıcıları, bu tür bir ayrışmayı ele alma sözü veren araçlar sunuyor. e-keşif. ESG'nin Babineau'su, onların hatasız olmadığını, ancak çoğu kendi işlerini kontrol edebileceğini söylüyor. Örneğin, bir yönetici analizi bir kereden fazla çalıştırabilir ve yazılım sonuçlar arasındaki herhangi bir uyuşmazlık hakkında bir rapor sunacaktır.

Depolama donanımı ve yazılımı hakkında nasıl düşünülmelidir?

İşletmeler bir kez yedeklerini bulduktan sonra ve e-keşif stratejileri ve politikaları, ürünleri araştırmaya başlayabileceğini söyleyen Ovum analist Tim Stammers. Bu ürün değerlendirmelerini yaparken, öncelikle kendi depolama gereksinimlerinin aslında ne kadar hızlı büyüdüğünü öğrenmeleri gerekir. Buna ek olarak, depolama fiyatlarının düştüğünü akılda tutmalılar, bu yüzden şu anda ihtiyaç duyduklarından daha fazla satın almanın pek bir anlamı yok. Ayrıca, veri tekilleştirme içeren bir stratejiye de bakmalılar. birçok kopya ve ihtiyaç duydukları kapasite miktarını önemli ölçüde azaltabilir, Stammers notları. Ve bulut depolama gibi kurum içi depolamaya daha ekonomik olabilecek alternatifleri düşünmeliler. Her ne kadar diskler zamanla daha az masraflı olacaklarsa da, şirket içi personel onları yönetmeyecek, Stammers dikkat çekiyor.

Bu tür sorulardan faydalanmayan ya da onların gözetim politikalarını inceleyen şirketler yanlış seçimler yapabilir ve sonlandırabilirler. Babineau, ihtiyaç duyduklarından daha fazla depolamaya yatırım yapıyor.