Microsoft Outlook 2013'te uzmanlaşmak için 10 ipucu

E-postaları, takvimleri ve kişileri takip etmek, herhangi bir iş gününün açıklanmayan zamanını emebilir. Outlook'ta çalışmanızı hızlandıran her şey, üretkenliğinizi ölçülebilir şekilde artırabilir. Gelen kutunuzun yalnızca görmek istediğiniz mesajları gösterip göstermediğini düşünün. Saniyeler içinde önemli iletişim bilgilerini bulabilirseniz düşünün. Nihayet bazı hipopotamlı Outlook özelliklerinin neden bildirildiği gibi çalışmadığını bilseydiniz?

Bu 10 ipucu mesajlarınızı ve gündemlerinizi sıkıştırmanıza ve genel olarak daha verimli çalışmanıza yardımcı olur.

1. Gelen kutunuzu yolunuza göre görüntüleyin

Ekranı istediğiniz gibi düzenlemeye başladığınızda Görünüm ayarlarını kaydedin, böylece istediğiniz zaman onlara geri dönebilirsiniz.

Gelen kutunuzu ilk açtığınızda, varsayılan görünüm görünür ancak bu şekilde bakmak zorunda değil. Oulook'un birçok özelleştirme seçeneğini görmek için, şerit araç çubuğundaki Görünüm sekmesini tıklayın ve Görünümü Değiştir 'u seçin. Seçebileceğiniz birden fazla önceden ayarlanmış görünüm vardır, sadece en yeni e-postaları görüntüleyen gibi.

Ayrıca Görünüm sekmesinde Mesaj Önizlemeleri 'ı seçebilir ve Kapalı öğesini seçebilirsiniz. önizleme kapalı. Veya, başlık metninin altındaki ileti metninin satır sayısını görmek için 1, 2 veya 3 seçeneğini belirleyin. Geçerli klasör veya tüm posta kutuları için bu seçeneklerden herhangi birini yapılandırabilirsiniz.

Sütun ekleme veya siparişlerini yeniden düzenleme gibi bir görünümü özelleştirmek için seçenekler Görünümlerini Görüntüle seçeneğini tıklatın. Düzenleme seçenekleri, e-postaları Tarihe, Konuya vb. Göre sıralamanızı sağlar. Düzen seçenekleri Klasör Bölmesi ve Okuma Bölmesi'ni özelleştirmenizi sağlar.

Gelen kutunuzu beğeninize ayarladıktan sonra, Görünüm Değiştir> Mevcut Görünümü Yeni Görünüm Olarak Kaydet'i tıklayın. Ardından görünüm için bir ad yazın ve hangi klasörlerde ve kimler tarafından kullanılabileceğini belirtin. Gelecekte, Görünümü Değiştir seçerek ve kaydedilen görünümünüzü seçerek bu görünüme geri dönün

2. Bir e-postayı daha önce "oku" yazan şeyin ne olduğunu yeniden tanımlayın

Okuma Bölmesi'nde önceden belirlenmiş bir süreden daha uzun bir süre boyunca görünüyorsa iletileri otomatik olarak salt okunur olarak işaretleyin.

Outlook, önceden yazdığınız iletilerden okunmamış e-postaları farklı şekilde okur okuyun. Ancak, bir e-postanın okunaklı bir şekilde gözüktüğü zaman okunmuş olarak işaretlenmesi çok kolay, bu da önemli bir şeyi gözden kaçırmanıza neden olabilir.

Bunu önlemek için Dosya> Seçenek> Posta, ve ardından Okuma Bölmesi düğmesini tıklayın. "Okuma Panosunda görüntülendiğinde okunan öğeleri işaretle" onay kutusunu işaretleyin. Outlook'un okundu olarak işaretlemeden önce Okuma Panosunda mesajın görünmesini istediğiniz saniye sayısını ayarlayın. Varsayılan 5 saniyedir. Bunu 30 saniyeye ayarladığınızı varsayalım.

Bundan sonra, Okuma Panosundaki mesajları önizlerken, sadece 30 saniyeden uzun görünen e-postalar otomatik olarak okunur.

3. Mesajların nasıl göründüğüne ilişkin kendi kurallarınızı yazın

Okunmamış iletiler varsayılan olarak mavi olarak işaretlenir, ancak bunu değiştirebilirsiniz.

Outlook 2013'te okunmamış iletilerin yeni bir yolu vardır. Gelen kutunuzdaki iletinin solunda mavi bir çubuk var ve ileti üstbilgisi de mavi görünüyor.

Bu mavi koşullu biçimlendirme kullanılarak uygulanır. Ancak, hem rengi hem de yazı tipini değiştirebilirsiniz. Daha da iyisi, kendi kurallarınızı yazabilir ve seçtiğiniz e-postaları kullanarak e-postalarınızı biçimlendirebilirsiniz.

E-postalara kimin gönderdiğine veya konu satırında hangi kelimelerin göründüğüne bağlı olarak belirli bir renk atayabilirsiniz. Bunu yapmak için Görünüm> Görünüm Ayarları> Koşullu Biçimlendirme 'ı seçin. Okunmamış Mesajlar kuralını ve mavi rengi göreceksiniz. Burada yazı tipini veya rengini istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.

Ayrıca, yeni bir kural eklemek için Ekle 'a da tıklayabilirsiniz. Ad kutusuna kural için bir ad yazarak başlayın. Ardından Yazı Tipi seçeneğini tıklayın ve e-posta başlığına uygulanacak yazı tipi ve yazı tipi rengini seçin. Son olarak, simgesini tıklayın.Durum düğmesine basın. Filtre iletişim kutusu açıldığında, yeni ayarlarınızla hangi tür e-postaların biçimlendirileceğini tanımlayan seçenekleri seçin. Ayarlarınızı kaydetmek için OK 'a üç kez tıklayın.

4.

Yapılacak işler çubuğunu yeniden başlatın. Outlook 2013'te Yapılacaklar çubuğunu görüntüleyebilirsiniz, ancak geçmişte olduğu kadar etkili bir şekilde çalışmaz.

Outlook 2013 varsayılan olarak Yapılacaklar çubuğunu devre dışı bırakır, ancak geri getirmek kolay. Görünüm sekmesini tıklayın, Yapılacaklar Çubuğu, öğesini seçin ve açılan listeden Yapılacaklar çubuğunda hangi öğelerin görüneceğini seçin. Seçenekler Kapalı (varsayılan) Kapalı, ve kombinasyonlarını görüntüleyecek şekilde yapılır. Bu seçenekleri seçtiğiniz sıra, Yapılacaklar Çubuğunda göründükleri sırayı belirler. Örneğin, önce seçilen Görev en üstte. Kişiler altındaki ikinci öğe, bunun altında görünür ve üçüncü

Takvimi, çubuğun altında görünür.

Bununla birlikte, Yapılacaklar çubuğu artık Outlook'un önceki sürümlerinde yaptı. Çubuğun ne kadar geniş olduğuna bakılmaksızın, yalnızca bir takvim ayı görüyorsunuz. Ayrıca, bugün için planlanmış randevunuz yoksa, randevunuz yarın planlanmış olsa bile gösterilmez.

5. Sosyal medya hesaplarınıza bağlanın

Outlook ve LinkedIn ile Outlook'u bağlamak için Sosyal Ağ Hesapları iletişim kutusunu kullanın. Kişilerinizin ayrıntılarının Outlook içinden erişilebilir olmasını sağlayın.

Outlook'u sosyal medya hesaplarınıza bağladığınızda, Kişiler modülü Kişileriniz ve etkinlikleri hakkındaki verileri görüntüleme Bir sosyal ağ hesabını Outlook 2013'e bağlamak için Dosya> Bilgi> Hesap Ayarları > Sosyal Ağ Hesapları

seçeneğini belirleyin. İstediğiniz hizmeti seçerek, hesap bilgilerinizi yazarak ve hesabınıza erişmek için Outlook iznini vererek LinkedIn ve Facebook'a bağlanın. Artık kişi listenizdeki kişilerin eklediğiniz sosyal siteyi kullanan kişilerin ayrıntıları Outlook'un Kişiler alanında görünür.

6. Kişi bilgilerini temizle

Kişiler için birden çok kişi girişini birbirine bağlamak için Bağlantı Kişileri özelliğini kullanın. Böylece bilgilere daha kolay erişilebilir.

Outlook'un Kişiler modülündeki yeni özellikler Facebook ve LinkedIn.In Bazı durumlarda, kişi listesinde tek bir kişi için birden fazla kişi girişiniz olacak ve her bir yerde farklı detaylara sahip olacaksınız. Verileri tek bir yerde birleştirmek için tek bir kişi için bu çoklu girişleri bağlayabilirsiniz. İlgilendiğiniz kişiyi tıklayın ve Ev> Kişiler

öğesini seçerek bilgilerini görüntüleyin. Ekranın sağ tarafında Kişileri Bağla

seçeneğini tıklayın ve bir iletişim kutusu açılacaktır. o kişi için kişi girişi veya girişleri. Kişiler Ara kutusuna bu kişi için bazı tanımlayıcı bilgiler yazın ve Outlook, bu kişi için eşleşme olabilecek diğer kişi girişlerini döndürür. Aynı kişi iseler, ayrıntıları girmek için bu girişi tıklayın.

7. Outlook'un varsayılan olarak arandığını denetle

Outlook 2013'ü varsayılan olarak seçtiğiniz klasörlerde arama yapmaya ayarlayabilirsiniz.

Outlook'taki e-postaları ararken varsayılan konum Geçerli Posta Kutunuzdur. Bununla birlikte, bu genellikle çok sınırlıdır. Tüm posta kutularında eşleşen tüm girdileri döndürmek için bir arama yapmak isterseniz, yaptığınız her arama için Arama kutusundaki listeden bu seçeneği seçmeniz gerekir. Alternatif olarak, varsayılan konumu değiştirebilirsiniz. Outlook arama için kullanır. Bunu yapmak için Dosya> Seçenekler> Bul'u seçin Sonuçlar alanında, sonuçları eklemek için bu dört seçenekten birini seçerek seçebilirsiniz: Geçerli Klasör; Gelen kutusundan ararken Geçerli Klasör, Geçerli Posta Kutusu; Mevcut Posta Kutusu; veya Tüm Posta Kutuları. Kullanmak istediğiniz seçeneği seçin ve Tamam

seçeneğini tıklayın. Bu, Outlook aramaları için varsayılan değer haline gelecektir, ancak gerektiğinde arama bazında bir arama ile değiştirebilirsiniz.

8. Hızlı Adımlar veya Kurallar kullanıp kullanmayacağınıza karar verin

Hızlı Adımlar ve Kurallar benzer görevleri yerine getirir ancak hangi amaçla kullanılacağının net bir seçimi vardır.

Outlook 2010'da Hızlı Adımlar kullanıma sunuldu. Outlook'ta hızlı bir şekilde gerçekleştirme yöntemi. Ancak, neden bir Kural yerine bir Hızlı Adım kullanacağınızı merak edebilirsiniz? Hızlı Adımlar esnek olduğundan, bunları kullanmak istediğinizde uygulamayı seçebilirsiniz - Kurallar daha az esnektir ve ayarlandıktan sonra otomatik olarak uygulanırlar.

Bunlardan hangisinin kullanacağınız cevabı sizin görevinize bağlıdır. Örneğin, her zaman belirli bir şekilde ele alınması gereken bir mesajı tanımlayabileceğiniz Kuralları kullanın. Yani, gelen tüm mesajları patronunuzdan belirli bir klasöre taşımak istiyorsanız bir kural kullanırsınız. Bir kural işe yarayacaktır çünkü patronunuzun e-postaları benzersiz e-posta adresiyle kolayca tanımlanabilir.

Diğer taraftan, özel bir klasörde gelen basın bültenlerini saklarsanız, bu bir Hızlı Adım için bir görev olabilir. Bu e-postaların nereden geleceğini önceden bilmiyorum. Bir e-postayı bir basın bülteni içeren benzersiz bir şekilde tanımlamak için, mesajı otomatik olarak işleyecek bir kural yazamazsınız. Ancak, seçilen bir iletiyi belirli bir klasöre taşımak için tıklatabileceğiniz bir Hızlı Adım oluşturabilirsiniz. Hızlı Adım, bir e-postanın bir basın bülteni içerdiğini belirleyemez - bunu yapmanız gerekir - ancak taşınması gerektiğine karar verirseniz e-postayı hareket ettirme işlemini hızlandıracaktır. Ana Sayfa sekmesindeki araçları kullanarak Outlook'un Posta alanında Hızlı Adımlar ve Kurallar oluşturabilirsiniz.

9.

Sık Kullanılanlardan Yararlanın> Klasör Panosunun en üstünde görünmesi için herhangi bir klasörü favori yapın ve bulmak ve kullanmak çok kolay.

Birkaç e-posta hesabınız varsa, klasör bölmeniz klasörlerle doldurabilir Çoğu zaman kullandığınız klasörleri bulmak için gezinmek için zaman harcıyor. Bunları Sık Kullanılanlar olarak eklerseniz bu klasörleri bulmayı basitleştirebilirsiniz. Posta modülündeyken Sık Kullanılanlar klasör listesinin en üstünde görüntülenir. Sık Kullanılanlar alanı görünmüyorsa Posta'ya geçip Görünüm> Klasör Bölmesi 'ı seçin ve etkinleştirmek için Sık Kullanılanlar'ı tıklatın.. Artık Klasör bölmesinde sağ tıklayarak Sık Kullanılanlara herhangi bir klasör ekleyebilir ve Sık Kullanılanları Göster

seçeneğini belirleyebilirsiniz. Arama Klasörünü Sık Kullanılan olarak ayarlayabilmeniz için ayarlayabilirsiniz, böylece kolay bulunur ve kullanılabilir.

10. IMAP kullanmanın sonuçlarını anlayın

E-posta hizmetiniz IMAP protokolünü kullanıyorsa, ayrıntılı mesaj işaretlemesi dahil olmak üzere Outlook'un bazı özellikleri kullanılamayacaktır.

E-posta hesabınız IMAP protokolünü kullanıyorsa, bazı ortak işlevler kullanılmayacaktır. Outlook 2013'te çalışıyorum. Bu IMAP, herhangi bir cihazdan e-postaya erişmenizi sağladığından, artan sayıda kullanıcı için bir sorun olacaktır. Örneğin, Hotmail ve Gmail gibi hizmetler e-posta için IMAP kullanır.