Kağıtsız Ofis Çözümü Ambulans Hizmetini Kurtardı

Gürcistan'daki ilk Ulusal EMS temelli işe gider, hayat kurtarır. Ayrıca, her biri en az yedi yıl boyunca doğru bir şekilde yönetilmesi ve güvenli bir şekilde depolanması gereken bir evrak işi dağını da üretiyorlar. Tüm bu belgelerin depolanması, şirketin hepsini depolamak için büyük bir depo alanı kullanmasını gerektiren anıtsal bir görevdi. Ve tüm bunları saklamak ve yönetmek için harcanan emek saatleri ve gereken şekilde belge almak 12 kişilik ofis personelini ezici oldu.

Tüm bu belgeleri kontrol altına almak için Ulusal EMS, Bilgisayar Sorun Gidericileri NRD'yi aradı. Şirketin mevcut altyapısını değerlendirdik ve Sağlık Sigortası Gizlilik ve Taşınabilirlik Yasası ve diğer hükümet yönetmeliklerinin sıkı gerekliliklerini yerine getirirken tüm bu dokümantasyonu yönetme sürecini basitleştiren bir çözüm geliştirdik.

Doküman Aşırı Yükü

Bize, Ulusal EMS dosya kutuları ve büyük dosya dolapları çalışıyordu. Dosyaları depolamak için altı dikey dosya dolabına sahip bir dosya odası kullanıldı ve her iki ayda bir bu dolaplar doldu. Bu noktada, dosyalar yedi yıl boyunca oturacakları uzun süreli depo depolarına taşınacaktı. Bu arada, şirket belgeleri almak ve ofis ve depo arasında teslim etmek için kuryeler kiralar.

[Daha fazla okuma: Medya akışı ve yedekleme için en iyi NAS kutuları]

Ayrıca, şirket Medicare ve Medicaid ile çalıştığı için Birden çok dosyada kullanılmak üzere birden fazla belge kopyası yapmak zorundadır. Günde birkaç düzine kez çalışanlar, depolama için mevcut dosyaları çekmeli, yaklaşık 15 dakika sürecek, dosya odasına gidebilir, dosyayı bulabilir, çekebilir ve masalarına geri dönebilir. Her gün dosyaları çeken iki tam zamanlı çalışanın eşdeğerini boşa harcadıklarını hesaplıyoruz.

Tüm bu kâğıtların karıştırılması, şirketin iş akışının basitleştirilmesi, işgücü maliyetlerinin düşürülmesi ve verimliliğin artırılması için bir plan hazırladık.

Daha Akıllı Belge Yönetimi

Yapmamız gereken ilk şey, şirketin dosya dolaplarına ve kağıtlara olan güvenini ortadan kaldırmaktı. Tüm evrakları dijital ortama aktarmak için Kodak çift taraflı sayfa beslemeli tarayıcılar kurduk. Tüm faturalandırma personelinin artık kendi tarayıcıları vardır ve iki büyük Kodak i1220 tarayıcı artık ortak kullanım için merkezi olarak konumlandırılmıştır. Uzak çalışanlar da daha küçük tarayıcılara sahip olacaklar ve doğrudan sunucuya tarayacaklar.

Çözümümüzün özünde, bir yandan kağıt ile birlikte kağıttan kurtulmalarına yardımcı olacak bir belge yönetim sistemi olan Cabinet NG'yi konuşlandırdık. HIPAA ve diğer düzenlemelere daha kolay uyum sağlamalarını sağlayacak güvenli, denetime dayalı bir sistem. Şirket üzerindeki mevcut sunucu için talep çok yüksek olacağından, bu yükü yönetmek için bir sunucu kurduk. Bu yeni sunucu terminal sunucusunun rolünü de yerine getirecek ve böylece uzak kullanıcılar sisteme herhangi bir gecikme yaşamadan erişebilecekler.

Cabinet NG aynı zamanda mevcut sistemden bilgi alma yeteneğine de sahip olduğundan senkronizasyon ve geri alma seçeneklerini mevcut programlarına ve altyapılarına. Böylelikle, bir müşteriyi, CNG'de bu müşteriyi aramak zorunda kalmadan, faturalandırma yazılımında çektikleri belirli bir müşteri için ihtiyaç duydukları dosyaları çekebilecekler. Synchronizer, faturalama yazılımı gibi bir varolan veritabanının sürekli olarak içe aktarılmasını veya devam eden bir senkronizasyonunu sağlar. Retriever, Kabine NG'sini mevcut programlarına veya web uygulamalarına bağlamalarını sağlar, böylece bu programda bir müşteri çektiklerinde, belgeleri CNG'de çeker. Bu büyük bir avantajdır çünkü belge yönetimini mevcut programlarına yükseltmeden veya değiştirmeden entegre etmelerine izin vermişlerdir.

Ayrıca, daha yaygın olan bazı görevlerini otomatikleştirmek için CNG'nin iş akışı işlevlerinden faydalanmasını da tavsiye ediyoruz. Ancak ofis çevresinde kağıt taşıyorlar artık elektronik olarak yapılabiliyor. Yeni iş akışı, tüm zaman çizelgelerini onaylamak ve klasörlerin tamamını gözden geçirilmek üzere belirli bir kişiye taşımak için tek bir yöneticiye yönlendirmek gibi önemli görevleri hızlı bir şekilde gerçekleştirmelerine olanak tanır. Belge oluşturma işlemlerinin bir kısmını otomatikleştirmek ve bunları onaylama veya bir sonraki düzenleme için gereken kişilere otomatik olarak yönlendirmeyi içeren gelecekteki iş akışı planları. İhtiyaç duydukları herhangi bir belge için uyarı ve şartlar oluşturabiliriz.

Lisanslama maliyetlerini kontrol altında tutmak için, adlandırılmış kullanıcı ve eşzamanlı kullanıcı lisansı içeren bir Kabin NG 20 kişilik lisansı önerdik. Bu şekilde eşzamanlı lisans, farklı vardiyalarla çalışanlar gibi birden fazla kullanıcıya atanabilir.

Ödeme

Bizim çözümümüzün en büyük yararı, Ulusal ÇYS'nin tüm bu kağıdın ve depolama ile ilgili maliyetler. HIPAA ve diğer düzenlemelere uygunluk, bakımı daha kolay ve takibi daha kolay olacaktır. Ürettikleri kâğıt miktarını azaltarak, her bir dosya için çok sayıda kopyasını yapmak için kullandıkları yüksek hacimli kopyalama makinelerinden kurtulmak suretiyle, şirket yılda yaklaşık 6,000 dolar tasarruf edecek.

Ulusal ÇYS de yaklaşık 80 çalışma saatini geri kazandıracak. Haftalık olarak, çalışanların artık el ile kağıt belge almasına ve almasına gerek kalmayacaktır. Bu arada, CNG'deki elektronik takip özellikleri çalışanların hesap verebilirliğini artıracaktır. Sahip oldukları herhangi bir kağıt belge şimdi taranabilir ve parçalanabilir. Önümüzdeki birkaç yıl içinde, şirket, depo alanını, gerekli arşivlerin gerekli yedi yıllık depolama süresine ulaşması nedeniyle aşamalı olarak yeniden tasarlayabilecektir.

Uzmanlarla Tanışın

Doug Smith, Bilgisayar Sorun Gidericileri NRD'nin sahibi ve sahibidir. Covington, Georgia merkezli BT firması, 50 yılı aşkın bir süredir BT konusunda tecrübeli bir kadroya sahiptir. Birlikte, ekip çoklu MCSE'ler de dahil olmak üzere 50'den fazla endüstri standardı sertifikasına sahiptir. 404-477-1302 numaralı telefondan veya Web siteleri aracılığıyla iletişim kurun.

Bulut hizmetleri, sanallaştırma ve eksiksiz ağ revizyonları da dahil olmak üzere küçük ve orta ölçekli işletmeler için daha gerçek dünyadaki teknoloji çözümleri için PC World Tech Audit'i inceleyin.

Küçük ve orta ölçekli iş pazarına hizmet veren bir BT çözüm sağlayıcısıysanız ve PC World Tech Audit 'a nasıl katkıda bulunabileceğinizi öğrenmek istiyorsanız, [email protected] adresine posta gönderin.. Her zaman daha yetenekli profesyoneller arıyoruz.

Tech Audit, alanında uzman BT uzmanları ile birlikte yazılmakta ve üretilmektedir. Tüm öneri ve görüşler, yazarların bağımsız kararını temsil eder ve PC World ya da editörlük görevlilerini yansıtmaz.