KOBİ'lerin Büyük BT'den Öğrenebileceği Yedi Ders

Büyük bir kuruluşunuz olmadığı için, BT operasyonunuzu büyük adamlar gibi çalıştıramayacağınız anlamına gelmez. Küçük veya orta ölçekli bir işletme olan SMB'nize, büyük BT operasyonlarının yıllar içinde öğrendiği bazı dersleri uygulamanıza yardımcı olacak yedi yol sunulmuştur. Bu ipuçlarını kullanarak üretkenliği artırmanız, maliyetleri azaltmanız ve işinizi sorunsuz bir şekilde devam ettirebilmeniz gerekir.

1. Destek Farklarını Azaltmak için Masaüstleri ve Cep Telefonları Üzerinde Standardize Edin

Bu, kulağa çok kolay bir şekilde aynı PC modelinden birden fazla miktar satın alsanız bile, sistemlerin hala geri gelebilecek ince iç farklılıkları olabilir. Onları tamir etmeniz gerektiğinde sizi rahatsız ediyor. Glendale, Arizona'da bulunan bağımsız bir bayi olan Carey Holzman bu soruna karıştı. Şirketi, şirketin sıkı gereksinimlerini karşılayan belirli parçaları içeren belirli bir bilgisayar modelini emretti. Yine de PC'leri aldığında, sistemlerin ATI ekran kartının iki revizyonunu içerdiğini gördü, bunlardan biri de şirketin kullandığı farelerle uyumsuzluğa neden oldu.

[Daha fazla okuma: Windows PC'nizden kötü amaçlı yazılım nasıl kaldırılır]

Ve maalesef Holzman için PC satıcısı yardım etmekteydi. "Satıcı, video kartı uyumsuzluğunun herhangi bir sorumluluğunu kabul etmeyi reddetti. Bundan sonra video kartları olmadan bilgisayarları sipariş etmeye başladık - bir sonraki sorun kırpılana kadar ve sonunda, satıcıları tamamen değiştirdik" diyor.

Uyumsuzlukları en aza indirgemek için, aynı satıcıdan sabit diskleri stoklamaya çalışmalı ve yazıcılar, fareler ve klavyeler gibi aynı çevre birimleri modelini standart hale getirmelisiniz. Sisteminizin belirli yapılandırmasını takip etmek için Windows Inspection Toolkit veya benzeri yardımcı programlardan da yararlanabilirsiniz. Son olarak, temel sistem kurulumunuzun kopyalarını oluşturmak için Acronis True Image veya Norton Ghost gibi sürücü görüntüleme yazılımlarını kullanın, böylece virüs enfeksiyonları veya diğer problemler durumunda kolayca kurtarılabilir.

Birçok BT mağazası ayrıca yedek PC'ler ve bunları değiştirmeler için kullanın. Holzman, “Sorun, onu yeni bir iş istasyonu olarak kullanmak yerine, yerine yeni bir iş istasyonu olarak bakmanız ve daha sonra yedeklemeniz gerekmez” diyor. "Bunu dolaba koymanız ve sadece geçici BT acil durumlarında size yardımcı olması için kullanmanız gerekiyor." Birkaç yedek PC tutmanın yanı sıra, stoklarınızı yedek bir lazer yazıcı ve ağ hub'ına gün geçtikçe iyi bir fikirdir.

Holzman ayrıca yerel bir teknisyen ile destek sözleşmeleri önermektedir, böylece faturaları incelemek zorunda kalmayacaksınız. Yapılan işi ve teknolojinin adil ve dürüst olup olmadığını yorumlamak.

2. Saha Dışı Yedeklemeleri Yapma

Küçük işletmeler temel olarak yedekleme yapmak için seçim yapabilecek iki yaklaşıma sahiptir: Bunlardan biri kritik verileri bir dizi harici sabit sürücüye kopyalamak ve bunları ofisinizden uzak bir konuma (banka gibi) belirli aralıklarla döndürmektir. emanet kasası). Diğeri ise düşük maliyetli gigabayt düzeyinde depolama sunan Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite veya Mozy gibi bir dizi çevrimiçi yedekleme servis sağlayıcısını kullanmaktır. Büyük BT, genellikle, söz konusu verilerin miktarından dolayı saha dışı bant depolama kullanır, ancak daha küçük kıyafetler için, çevrimiçi hizmetler daha az pahalı ve daha uygun maliyetlidir.

Her iki yöntemle de hileler bunları dini olarak kullanmak ve Tüm verileriniz düzenli olarak kopyalanır. Çevrimiçi yedekleme seçeneği, özellikle birden fazla şekilde kullanışlı olabilir: Bu yaz başında, Michigan merkezli bir baş avcısı olan Damian Zikakis, ofisi ofisine girdiğinde dizüstü bilgisayarını çaldı. Birkaç gün sonra yerini aldı; Mozy'yi kullandığı için, dosyalarının İnternet yedeklemesinden geri getirilebildiğini düşünmüştü.

Zikakis'in yeni makinesinin düzenini incelemek için bir anı olduğunda, "birkaç suçlu dosya buldum. Bilgisayarımdaki kişiler Mozy istemcisinin arka planda yüklü ve çalışır durumda olduğunu fark etmediler. Fotoğraf çekmek için PhotoBooth'u da kullandılar. Kendilerinin ve üzerinde isimleri olan bir cep telefonu faturasını indirmişlerdi "diyor.

Zikakis başını biraz avladı ve bu bilgi ile uygun polis departmanı ile iletişime geçti. Bilgisayarını kurtarabildiler ve şimdi aslen laptopu kimin aldığını ve hangi yasa uygulama seçeneklerinin peşinden koştuğunu anlamaya başladılar.

3. İnternet Bağlantınızı Güvenli Hale Getirmek İçin Donanım Kullanın

SMB'ler, olması gerektiği gibi İnternet bağlantısının güvenliği konusunda çoğu zaman dikkatli olmazlar ve bu ihmalin sonuçları felaket olabilir. Geçtiğimiz yıl, hackerlar giyim tasarımcısı firma Nanette Lepore'un satış noktası (POS) noktasını ihlal etti. Hackerlar, eski güvenlik duvarlarını yeniden yapılandırmayı başardılar ve şirketin üst düzey müşterisinden çalınan kredi kartı numaralarını sattılar.

Bunun nedeni, şirketin perakende mağaza zincirlerinin çok az güvenlik önlemi alması ya da hiç bir güvenlik prosedürü ya da uygun prosedürleri olmamasıydı. Nanette Lepore'un ağ yöneticisi Jose Cruz, "Tüm mağaza çalışanlarımız POS'a erişmek için aynı şifreyi kullanıyorlar" diyor. "Çok açıktı. Hiç kimse şifrelerinizi periyodik olarak değiştirmeyi, hatta her kullanıcı için farklı olanları kullanmayı düşünmemişti. Buraya gelmeden önce, POS güvenliğinin önemi acil değildi. Söylemeye gerek yok, hepsi değişti."

Cruz, hiç kimsenin almak istemediği bir çağrı yaptı - FBI'dan bir kaç müşterisinin sahte kredi kartı ücreti aldığını söyledi. Bu, şirketin Netopia DSL yönlendiricilerinin saldırıya uğradığını ve cihazlarının bilgisayar korsanlarının ağlarının içinde olmasına izin vermek için değiştirildiğini ortaya çıkardı.

Mağazalar artık SonicWall entegre güvenlik cihazlarını kullanıyor ve Cruz şifre değiştirme politikaları ve diğer güvenlik sistemlerini kullanıyor. Daha önce olanları tekrar etmeyeceğinden emin olmak için prosedürler. Böyle bir yaklaşım, bir SMB'nin özel bilgileri güvende tutmasına yardımcı olabilir. Bir başka iyi politika: Bir çalışan şirketten ayrıldığında tüm ağ erişiminin kapatıldığından emin olun.

4. Bir VPN Kullanın

Birçok büyük BT mağazası, iletişiminin gizli kalmasını ve seyahat eden kullanıcıların yoldayken ev ofis dosyalarına ve diğer kaynaklara erişebilmelerini sağlamak için sanal özel ağlardan (VPN) yararlanır. Bu VPN ürünlerinin birçoğu oldukça pahalı olabilir, fakat SMB alternatiflerinin çok fazla paraya ihtiyacı yok.

Openvpn.org gibi bazıları ücretsiz, LogMeIn gibi düşük maliyetli VPN servis sağlayıcıları. Com Hamachi, kişi başı yıllık yaklaşık 50 $ koşabilir. San Antonio, Teksas'taki Pro-Vigil başkan yardımcısı Ben Molloy, “Hamachi, yüzlerce müşterimize ulaşmamıza ve güvenlik kameralarımızın canlı videolarını gizli ve yetkisiz kullanıcılar tarafından tehlikeye atılmadan endişelenmemize olanak tanıyor” diyor. saatlerce inşaat sahaları için güvenlik sağlayan temelli bir şirket.

VPN'ler de çeşitli düşük maliyetli güvenlik ağ geçidi cihazlarına entegre edildi. Nanette Lepore, mağazalarını birbirine bağlamak için SonicWall cihazlarına dahil olan SSL VPN'lerinden yararlanıyor ve hiç kimsenin iletişimlerini riske atmayacağından emin olmak istiyor.

Lepore firması, konuk çalışanlar ve bakım personeli için geçici hesaplar bile hazırladı. Amaçlı olarak zaman sınırlıdır. Bu süre sınırlaması olmaksızın geçici personel için hesap vermek başka bir yaygın hatadır. Zaman sınırlı hesaplar, BT personelinin bakım tamamlandığında hesabı kaldırmayı hatırlaması gerekmediği anlamına gelir.

5. Kişisel Bilgisayar Güvenlik Duvarı Çalıştır, Özellikle Windows PC'lerde

Windows, bir güvenlik deliği olduğu için ünlüdür ve daha büyük BT operasyonları artık, PC'lerin enfeksiyonları ve kötü amaçlı yazılımları ele geçirmesini önlemek için bir tür kişisel güvenlik duvarı çalıştırmasını şart koşmaktadır. Geniş bir ürün yelpazesi mevcuttur, ancak bir tanesi seçim yapmaktır, standarttır ve tüm çalışanların, özellikle de seyahat ederken güvenlik duvarının sürekli çalışmasının neden gerekli olduğu konusunda eğitildiğinden emin olun. Ucuz ama etkili güvenlik duvarları arasında Grisoft.com, Online Armor ve Kaspersky Labs'den AVG bulunur.

Bununla birlikte, her bir makineyi her zaman yönetemezsiniz ve dikkatsiz bir kullanıcı bu savunmaları kapatabilir ve virüslere izin verebilir. Bu, bir sürücü görüntüsü kopyasının kullanışlı hale gelebileceği yerdir.

Güvenlik politikalarını ve diğerlerini uygulamak için başka bir yol Koruyucu önlemler, sağlıksız PC'lerin ağ erişimi kazanmasını engelleyecek bazı uç nokta güvenlik araçlarını kullanmaktır. Napera, özellikle SMB kurulumlarında hedeflenen bir ürün ve McAfee ve Sophos'un da başkaları var.

Bellevue, Washington'da bir eczane otomasyon satıcısı olan Talyst'in bilgi teknolojisi direktörü Matt Stevenson, 3500 $ Napera'yı kullanıyor. son altı aydır 120 düğüm ağındaki cihaz. "Birçok çalışanımız saha dışında ve çok çeşitli ağlara bağlanıyor. Ofisimize geri döndüklerinde, Napera kutusu bilgisayarlarını uyumlu hale getirmeye ve ağımızın virüs bulaşmamasını sağlamaya zorluyor. "dedi.

6. Telefon Sisteminiz için VoIP PBX'e güvenin

Daha büyük BT mağazalarının daha doğru olduğu gibi, bir VoIP PBX telefon sisteminin kullanılması muazzam maliyet avantajlarına sahiptir. En büyük olanı, merkez ofisinizin telefon sisteminde uzantıları olan uzak çalışanlarınız içindir. Bu sistemler aynı zamanda çağrı yönetimi açısından çok esnektir ve çağrı yönlendirme, birden fazla eşzamanlı halka (diğer bir deyişle gelen aramanın daha uygun olduğu her yerde cevaplanabileceği) gibi başka özellikler de sunmaktadır. Günün belirli saatlerinde belirli sayılara yönlendirildi ve rahatsız etmeyin.

"Artık işletmeler, nasıl iletişim kurulacaklarına dair kuralları belirleyebilecek özellikler elde edebilecekler ve daha fazla iş yapabilecekler. Bu tür bir hizmet sunan pek çok satıcıdan biri olan Internet telefon sağlayıcısı Bandwidth.com'un kurucusu ve CEO'su Henry Kaestner, onların ofisinde değil. CBeyond ve Asterisk, VoIP PBX sunan diğer şirketlerdir.

Bu sistemler ayda yaklaşık 400 $ 'dan başlıyor ve personel ihtiyaçlarınızla büyümek ya da bunlarla sözleşme yapma avantajına sahip oluyor. Ayrıca, şirketinizi normalde çok pahalı telefon sistemlerinde bulunan özelliklerle daha profesyonel olarak sunabilirler. Bunun dezavantajı, ağınızın tüm ses trafiğini işlemek için enfekte olduğundan emin olmanız gerektiğidir; Bu sistemlerden en iyi şekilde yararlanmak için, VoIP PBX kurulumlarında uzmanlaşmış bir VAR veya danışman bulmak istersiniz.

7. Yeni Teknolojiyi Eklemek için Katı Bir Test Planına Sahip Olun

Büyük adamlar, ilk önce çok fazla test yapmadan operasyonlarına yeni teknolojiler koymuyorlar. Bir test laboratuarını bir araya getirin ya da "beta çubuğunuz" olacak bir ofis kurup en teknik ekibinizi konuşlandırılmadan önce yeni şeyleri denemeye teşvik edin.

Smallbiztechnology sitesinin sahibi olan Ramon Ray, Testlere ek olarak, çeşitli seçenekleri analiz etmek önemlidir. "Sadece ilk tercihiniz için değil, artıları ve eksileri ve sizin için başka neler olduğunu düşünün ve gözden geçirin. Test sırasında, gelecekteki ihtiyaçlarınızı düşünmek de önemlidir. gelecekteki büyümeleri, BT planlarını etkileyecek "diyor.

David Strom, kıdemli bir teknoloji gazetecisi, konuşmacı ve eski bir BT yöneticisidir. Bilgisayar ve binlerce makale üzerine iki kitap yazdı. Onun blogu strominator.com adresinde bulunabilir.