Küçük Ofisiniz İçin Büyük İşletme Giderim Takibi Araçları Alın

ExpenseWatch, küçük ve orta ölçekli işletmelerin, tarayıcı tabanlı bir uygulama aracılığıyla şirket maliyetlerini takip etmesine ve onaylamasına yardımcı olur. Satın alma taleplerini ve faturaları yönetmek için kağıt tabanlı veya başka bir aksaklık sistemi kullanırsanız, hizmet bu işlemleri otomatik hale getirerek iş gücü maliyetlerinden tasarruf etmenizi sağlayabilir. Ayrıca, denetim araçlarını kullanarak para biriktirebilir ve bütçeleri nerede kesebileceğinize dair yeni bakış açıları sunar. Bu araçlar büyük şirketlerde standarttır, ancak ExpenseWatch küçük kıyafetinizi aynı zemine yerleştirebilir.

ExpenseWatch, üç aracın her biri için aylık kullanıcı lisanslarına ayrılmıştır: seyahat ve eğlence, satın alma ve fatura yönetimi. Esas olarak, her bir eşzamanlı kullanıcı için, satın alma için departman yöneticisi başına bir veya bir tanesi için genellikle bir seferde seyahat eden kişilerin sayısı gibi bir lisansa ihtiyacınız olacaktır. Her iki seyahat ve eğlence ehliyeti 16 dolar, diğer iki tip 31 dolar. (Ücretsiz bir deneme sürümü de mevcuttur.)

Seyahat ve eğlence aracı, çalışanların yoldaki maliyetleri doğrudan girdikleri anda sağlamasına izin verir. Onay için otomatik parametreler oluşturabilirsin - müşterileriyle akşam yemeğinde 35 TL'ye varan kişi / kişi maliyeti gibi - veya işlemleri manuel olarak kabul edersiniz. Daha sonra bu ürünler otomatik olarak geri ödeme ve diğer defter tutma için muhasebe departmanınıza yönlendirilebilir. Ve denetleme işlevleri - satış ortaklarının müşteri gelirlerini şov yapma masrafları ile karşılaştırmak gibi - nasıl harcadığınıza dair daha büyük bir perspektif elde etmenize yardımcı olabilir.

[Daha fazla okuma: En iyi TV akış hizmeti]

Satın alma aracı çalışanlar, aynı otomatik veya manuel onay izini koruyarak ofis malzemeleri veya daha büyük ürünler için talepte bulunurlar. Dell, CDW ve Office Depot dahil olmak üzere çeşitli web siteleriyle alışveriş yapabilirsiniz, bu işlemleri sisteminize otomatik olarak girebilirsiniz. Veya satın alma detaylarını manuel olarak girebilirsiniz. En büyük tedarikçilere ne kadar harcama yaptığınızı ayrıntılı olarak raporlar; indirimler veya diğer avantajlar için pazarlık yapmak için bu verileri kullanabilirsiniz.

Fatura yönetim aracı, sözleşme işlerinin ve diğer faturaların bütçelenmesini ve ödenmesini izler. Diğer iki araç gibi, bir iş akışı ve onay süreci oluşturur. Bir sözleşmeyi ve faturayı kimin onayladığı ve hangi bütçeden geldiğini belgeler. Satın alma aracıyla yapılan faturalar otomatik olarak backstory, ancak alakasız faturalar da eklenebilir. Bütçe limitleri gibi birçok parametre de bu maliyetleri takip etmenize yardımcı olabilir.

Şirketiniz büyüyor ve daha fazla harcama yapıyorsa, bu harcama ve denetim araçları özellikle yararlı olabilir. Belki de alışveriş yapması veya daha büyük bütçeleri olan yeni çalışanlar eklediniz; İşletmenin savurgan olmadığından emin olursunuz. Ya da daha zayıf zamanlarla karşı karşıyaysanız, onay sürecinizi kolaylaştırmak için araçları kullanabilir ve kesilecek yerleri işaretleyebilirsiniz. Her iki durumda da - ya da her ikisinin bir kombinasyonu - ExpenseWatch bir işin gelişmesini sağlamak için ihtiyacınız olan şey olabilir.

Zack Stern, San Francisco merkezli serbest yazar ve editördür.