Görünüm 2013'te e-posta konularına dayalı kurallar nasıl oluşturulur?

MS Outlook'u masaüstü e-posta istemcisi olarak kullanıyor musunuz? Ve sadece e-posta göndermek ve almak için kullanıyor musunuz? Yapılacaklar listeleri düzenleme ve görevler için hatırlatma gibi diğer kullanımlara koyabileceğinizi biliyor muydunuz?

Benimkiyle daha fazlasını yaparım. E-postalarımı ve daha fazlasını organize etmek için bir araç olarak otomatik bir e-posta yanıtlayıcısı olarak kullanıyorum. Benim favorilerimden biri anket yapmak için MS Outlook kullanmak. Müşteri, e-posta anket istatistiklerini güzel ve otomatik olarak sıralayabilir. Aslında, bunu yapmak için gerekli olan hile diğer birçok durumda uygulanabilir. Konu satırlarına göre e-postalar için kurallar oluşturmaktan bahsediyoruz.

Anket örneğine devam edelim. Diyelim ki bir organizasyondasınız ve kaç kişiye katılmak istediğine dair veri toplarken çalışanlara toplu etkinlik davetiyesi göndermeniz gerekiyor. Kolay, sadece bir oylama düğmesi ekleyin ve alıcılardan oylama düğmesine tıklayarak Evet veya Hayır ile cevaplamalarını isteyin.

Not: Eğitimimiz, MS Outlook 2013'e dayanmaktadır. Ancak, kurulum daha düşük sürümler için de geçerlidir. Tek fark kullanıcı arayüzü olacaktır.

Şimdi, sorun istatistikleri topluyor. Gelen kutunuzda dolaşıp her yanıtı sayıp, Evet’i ve Hayır’ı manuel olarak mı ayıracaksınız? Daha iyi yollar var; size bir tane göstereceğiz.

Konuya sahip bir e-posta göndereceğim Oyunuzu ve oyunuzu Evet veya Hayır ile cevaplamak için kullanılabilecek bir oylama düğmesi ile göndereceğim.

Göndermeden önce aracı yanıtları dinlemeye ve istatistikleri kendi başına saymaya hazır olacak şekilde ayarlayacağım. İşte kurmam gerekenler.

İstatistik Klasörleri Oluşturma

Soldaki bölmede Gelen Kutuma gider, üzerine sağ tıklayın ve yeni bir klasör oluşturun. Oy verdim, Evet.

Benzer şekilde, Oy Yok No adında bir tane daha yaparım. Sonuç aşağıdaki resimde gösterilmiştir.

Dinleyici Kuralları Oluştur

Şimdi, görünümler geldiğinde mesajlara kurallar uygulayabilmeleri ve onları kendi klasörlerine gönderebilmeleri için kurallar oluşturmam gerekiyor. Kural oluşturmak için adımları izleyin.

Adım 1: Giriş sekmesine gidin. Taşı bölümünün altında Kuralların üzerine gelin ve ardından Kuralları ve Uyarıları Yönet'i tıklayın.

Adım 2: Yeni Kural'a tıklayarak başlayın.

Adım 3: Kural Sihirbazı'nda, aldığım mesajlarda kuralları uygula'yı seçerek boş bir kuraldan başla. İleri'ye tıklayın.

Adım 4: Bir koşul seçin. En iyi yol, konuyla ilgili belirli kelimelerle gitmektir. Daha fazla şartın olmasını seçebilirsiniz.

Adım 5: Aynı pencerenin alt bölmesinde, belirli kelimelere tıklayın. Evet olarak bir arama dizesi ekleyin : Oyunuzu kullanın. İleri'ye tıklayın.

Adım 6: Bir eylem seçin. Gelen bir cevapla istenen amaç onu belirtilen klasöre taşımaktır.

Adım 7: Aynı pencerenin alt panelinde, belirtilen seçeneğe tıklayın. Şimdi Voted Yes klasörünü seçin ve Tamam'a tıklayın.

Adım 8: Kural Sihirbazı'na geri dönün, Son'a tıklayın. Adım 2'den Adım 7'ye tekrar izleyin. Bu kez arama dizesiyle (Adım 5) Hayır olarak: Oyunuzu ve klasörünüzü (Adım 7) Oy Yok olarak ayarlayın.

Bu kadar. Taslak altındaki e-postaya geri dön, alıcı listenizi ekle ve Gönder. Yanıtlar geldiğinde, her klasördeki sayımı kontrol etmeniz yeterlidir.

Not: Daha önce belirtildiği gibi, kural e-posta konusuna dayanır. Yanıt, oylanan cevabın konu satırına önekini verir. Ve bu nedenle kurallar bu şekilde düzenlenmiştir. Kullandığınız oylama seçenekleriyle kurallarınız değişecektir.

Bu ilginç mi? Bu aynı zamanda daha fazla çalışma yapılması anlamına mı geliyor? Deneyin ve ne kadar iyi çalıştığını bize bildirin.